Datenaufbewahrung & Löschung

Für Anwesenheit, Urlaub und Lohnabrechnung speichert Tickin: Namen und E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden, Abteilung und Rolle, Anwesenheits- und Zeiteinträge, Urlaubs- und Überstundendaten, Lohnabrechnungs- und Gehaltsangaben, Benachrichtigungseinstellungen, Audit-Logs sowie – sofern Sie diese verbinden – Benutzer-IDs von Slack und Microsoft Teams. Passwörter werden ausschließlich als bcrypt-Hashes gespeichert; Slack-Bot-Tokens und SMTP-Zugangsdaten werden im Ruhezustand verschlüsselt (AES-256-GCM). Siehe Datenschutzerklärung und Sicherheitsübersicht.

Solange Ihr Workspace aktiv ist, werden Ihre Daten für die Dauer Ihres Kontos aufbewahrt, damit das Produkt funktioniert. Sie können Datensätze (Mitarbeitende, Urlaub, Anwesenheit) jederzeit in der App bearbeiten oder entfernen.

Ein Workspace wird wegen Zahlungsverzugs pausiert, wenn eine fehlgeschlagene Zahlung nicht innerhalb von 8 Tagen nachgeholt wird oder wenn ein gekündigtes Abonnement endet. Bleibt ein Workspace 60 Tage lang pausiert, wird er gelöscht. Bis dahin geht nichts verloren: Sobald die Zahlung wieder eingerichtet ist, steht alles so zur Verfügung, wie Sie es hinterlassen haben. Wir benachrichtigen die Kontaktperson des Workspace per E-Mail, wenn er pausiert wird, nach 30 Tagen, 7 Tage vor der Löschung und am letzten Tag.

Wenn ein Workspace oder eine mitarbeitende Person entfernt wird, führt Tickin zunächst eine vorläufige Löschung (Soft Delete) durch: Der Datensatz wird als gelöscht markiert (der Status eines Workspace wird auf deleted gesetzt und mit einem Löschzeitstempel versehen; Mitarbeitende werden als widerrufen/inaktiv markiert) und ist im Produkt nicht mehr zugänglich. Zugehörige Sitzungs-, Pausen- und Inaktivitätsdatensätze werden per Datenbank-Kaskade sofort entfernt.

Die endgültige Entfernung der zugrunde liegenden Daten eines Workspace erfolgt nach Ablauf der 60-tägigen Aufbewahrungsfrist. Schließt der Inhaber einen Workspace, wird diese Frist zum Zeitpunkt der Schließung festgelegt, und die endgültige Löschung erfolgt anschließend automatisch: Die Datenbank des Workspace wird gelöscht, hochgeladene Dateien (Avatare, Screenshots, Anhänge) werden aus dem Objektspeicher entfernt, und die Datensätze der Chat-Integrationen – einschließlich des gespeicherten Slack-Bot-Tokens – werden gelöscht.

Bei einem wegen Zahlungsverzugs pausierten Workspace erfolgt die Löschung am 60. Tag automatisch. Unmittelbar davor erstellen wir ein verschlüsseltes Backup der Workspace-Datenbank. Wir bewahren es weitere 90 Tage auf, falls Sie es zurückbenötigen – danach wird es endgültig gelöscht.

Unterlagen, die wir aus steuerlichen und buchhalterischen Gründen aufbewahren müssen – Rechnungen und Zahlungsbelege – sowie unser internes Audit-Log bleiben auch nach der endgültigen Löschung erhalten. Sie beziehen sich auf das Konto und seine Transaktionen, nicht auf die HR-Daten Ihrer Mitarbeitenden.

Unsere Datenbank (Amazon RDS) wird täglich gesichert, und jedes tägliche Backup wird 7 Tage lang aufbewahrt. Darüber hinaus bewahren wir bei der Löschung eines pausierten Workspace ein verschlüsseltes Backup davon weitere 90 Tage auf, falls Sie es zurückbenötigen – danach wird es endgültig gelöscht. Nur das Betriebsteam von Tickin hat Zugriff auf diese Backups.

Wenn Sie Tickin aus Ihrem Slack-Workspace entfernen, werden alle Nachrichten und Benachrichtigungen sofort eingestellt und die Integration wird als getrennt markiert; das gespeicherte Bot-Token wird ungültig. Ihre HR-Daten in Tickin (Anwesenheit, Urlaub, Lohnabrechnung) bleiben davon unberührt. Alle Details: Slack-Daten & Deinstallation.

Um Ihren Workspace zu schließen, sendet der Inhaber von der Inhaber-E-Mail-Adresse eine E-Mail an support@tickin.pro. Wir bestätigen die Anfrage und schließen den Workspace: Alle Nutzer werden abgemeldet, geplante E-Mails werden gestoppt und das Abonnement wird gekündigt. Die Daten werden 60 Tage lang aufbewahrt, falls Sie es sich anders überlegen, und anschließend gelöscht. Da Sie die Entfernung beantragt haben, wird kein Backup aufbewahrt.

Einzelne Mitarbeitende sollten Löschanfragen über den Admin ihrer Organisation (den datenschutzrechtlich Verantwortlichen) stellen. Admins, die nicht Inhaber sind, können sich per E-Mail an support@tickin.pro wenden.