Teamplanung, bei der alle auf dem gleichen Stand sind
Beginnen Sie mit einem klaren Wochenplan für Ihr Team: Bürozeiten, Arbeitstage und eine Workspace-Zeitzone, die die Anwesenheit automatisch steuern. Im Growth-Tarif erhalten einzelne Mitarbeitende oder ganze Abteilungen eine eigene Schicht, Nachtschichten inklusive. So wird jede Person an den Stunden gemessen, die sie tatsächlich arbeitet.
Ein Arbeitszeitplan für Ihr gesamtes Team
Tickin beginnt mit einem wöchentlichen Arbeitszeitplan, der für alle in Ihrem Workspace gilt. So ist immer klar, wann das Team im Einsatz sein soll. Sie legen ihn einmal fest, und er wird zum gemeinsamen Standard in Ihrem Workspace. Statt verstreuter Nachrichten und unterschiedlicher Annahmen hat Ihr Team eine zentrale, verlässliche Quelle dafür, wann gearbeitet wird. Solange Sie die Schichtplanung nicht aktivieren, gilt dieser Plan für alle.
Arbeitstage und Bürozeiten, genau wie Ihr Team arbeitet
Legen Sie fest, an welchen Wochentagen Ihr Team arbeitet, und definieren Sie die Bürozeiten mit klarer Start- und Endzeit. Ob Ihr Team klassisch von Montag bis Freitag arbeitet oder an anderen Tagen: Sie gestalten den Plan so, wie Ihr Unternehmen tatsächlich funktioniert. Die Bürozeiten gelten auf Workspace-Ebene, sodass Sie die Einrichtung nie für jede Person einzeln wiederholen müssen.
Schichten pro Mitarbeitenden und pro Abteilung im Growth-Tarif
Wenn ein einziger Plan nicht für alle passt, ergänzt der Growth-Tarif die Schichtplanung. Erstellen Sie benannte Schichttypen mit eigener Start- und Endzeit sowie eigenen Arbeitstagen und weisen Sie eine Schicht einzelnen Mitarbeitenden oder einer ganzen Abteilung zu. Eine persönliche Schicht hat Vorrang vor einer Abteilungsschicht. Sobald die Schichtplanung aktiv ist, benötigt jede Person das eine oder das andere: Wer keines von beiden hat, kann erst einstempeln, wenn ein Admin eine Schicht zuweist, und Tickin teilt genau das mit, im Web, in Slack und in Microsoft Teams. Nachtschichten wie von 22:00 bis 06:00 werden unterstützt, und alle Mitarbeitenden haben jeweils genau eine aktive Schicht.
Schichten steuern Anwesenheit und Überstunden
Eine Schicht ist mehr als nur eine Bezeichnung. Die Schicht bestimmt die täglichen Sollstunden, an denen die Überstunden gemessen werden, welche Tage für die Person als Arbeitstage zählen und das Zeitfenster, nach dem Verspätungen beurteilt werden. So wird ein Arbeitsbeginn um 14:00 nicht als verspätet markiert, nur weil der Bürotag um 09:00 beginnt. Für Teams, die einen Teil der Pause vergüten, können Sie außerdem eine angerechnete Pausenzeit pro Schicht festlegen. Eine aktuelle Einschränkung: Benachrichtigungen bei Verspätung und vorzeitigem Gehen gelten noch nicht für Nachtschichten, deren Stunden und Überstunden werden jedoch ganz normal erfasst.
Ein zeitzonensicherer Standard für verteilte Teams
Legen Sie einmal eine Workspace-Zeitzone fest, und jeder Plan und jede Schicht wird für alle gleich interpretiert, egal von wo aus sich jemand anmeldet. Die Zeitzone berücksichtigt die Sommer- und Winterzeit, sodass Zeitumstellungen korrekt verarbeitet werden, ohne dass Sie etwas anpassen müssen. Für verteilte Teams bedeutet das einen einheitlichen Standard, statt über Zeitzonen hinweg raten zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
- Wie richte ich einen Arbeitszeitplan in Tickin ein?
- Wählen Sie die Arbeitstage Ihres Teams, legen Sie die Bürozeiten mit Start- und Endzeit fest und wählen Sie die Zeitzone Ihres Workspace. Nach dem Speichern gilt dieser Plan für alle im Workspace. Im Growth-Tarif können Sie anschließend die Schichtplanung aktivieren und Schichten einzelnen Mitarbeitenden oder Abteilungen zuweisen. Ab dann benötigen alle Mitarbeitenden eine Schicht, entweder eine eigene oder die ihrer Abteilung, bevor sie einstempeln können.
- Kann ich individuelle Schichten pro Mitarbeitenden festlegen?
- Ja, im Growth-Tarif. Sie erstellen Schichttypen mit eigenen Zeiten und Arbeitstagen und weisen sie bestimmten Mitarbeitenden oder einer ganzen Abteilung zu. Die eigene Schicht einer Person hat Vorrang vor der Schicht ihrer Abteilung, und alle Mitarbeitenden haben jeweils genau eine aktive Schicht.
- Unterstützt Tickin Nachtschichten?
- Ja. Nachtschichten wie von 22:00 bis 06:00 werden unterstützt, und ihre Stunden und Überstunden werden ganz normal erfasst. Benachrichtigungen bei Verspätung und vorzeitigem Gehen gelten für Nachtschichten noch nicht.
- Unterstützt Tickin Wechselschichten?
- Nicht automatisch. Es gibt keinen Dienstplan, der Personen in einem festen Zyklus zwischen Schichten rotieren lässt. Sie können die Schicht einzelner Mitarbeitender oder einer Abteilung jedoch jederzeit ändern, und die neue Schicht gilt ab diesem Zeitpunkt. Für eine einmalige Abweichung, etwa einen getauschten Tag, können Sie stattdessen einen einzelnen Tag ändern.
- Kann ich einen einzelnen Tag ändern, ohne die Schicht einer Person anzupassen?
- Ja, im Growth-Tarif. Öffnen Sie unter „Arbeitszeitplan“ den Bereich „Tagesänderungen“, wählen Sie die Personen und Tage aus und legen Sie für jeden Tag individuelle Zeiten fest, machen Sie ihn zu einem freien Tag oder fügen Sie einen zusätzlichen Arbeitstag hinzu. Teamleitungen können dasselbe für ihr eigenes Team tun. Nur dieser Tag ändert sich, die Schicht bleibt unverändert. Tickin berechnet die für den Tag erforderlichen Stunden, und die Person wird mit einem Link benachrichtigt, der ihren Kalender direkt an diesem Tag öffnet.
- Wirkt sich der Arbeitszeitplan auf die Anwesenheitserfassung aus?
- Ja. Verspätungen werden anhand des Plans bewertet, der für die jeweilige Person gilt: die Bürozeiten und Arbeitstage des Workspace oder, sobald die Schichtplanung aktiv ist, die eigene Schicht bzw. die Schicht der Abteilung. Im Growth-Tarif legt eine Schicht außerdem die täglichen Sollstunden fest, an denen Überstunden gemessen werden.
- Wie geht Tickin mit Teams in unterschiedlichen Zeitzonen um?
- Sie legen eine einzige Workspace-Zeitzone fest, und jeder Plan und jede Schicht wird einheitlich danach interpretiert. Die Zeitzone berücksichtigt die Sommer- und Winterzeit, sodass Zeitumstellungen automatisch verarbeitet werden.