Anwesenheitserfassung und Check-in-Software für Mitarbeitende, die zu Ihren Arbeitszeiten passt
Legen Sie Ihre Bürozeiten einmal fest, bestimmen Sie die Arbeitsstunden, die Sie tatsächlich vergüten, und lassen Sie Tickin Verspätungen an die zuständigen Führungskräfte melden – alles in der Zeitzone Ihres Workspace. Mitarbeitende checken über Slack, Microsoft Teams, den Browser oder die Desktop-App ein und aus. In Tickin heißt das Einstempeln – gemeint ist in beiden Fällen dasselbe.
Anwesenheitserfassung, die sich nach der Arbeitsweise Ihres Teams richtet
Die Anwesenheitserfassung in Tickin geht von Ihrem tatsächlichen Arbeitsplan aus statt von einer starren Vorlage. Sie definieren die Bürozeiten, die Ihr Team einhalten soll, wählen die täglichen Arbeitsstunden, nach denen Sie vergüten, und legen bei Bedarf eine Kulanzzeit fest, damit es morgens etwas Spielraum gibt. Anschließend wird jedes Einstempeln an Ihren Regeln gemessen und in der Ansicht „My Day“ angezeigt. So wissen Mitarbeitende jederzeit, wo sie stehen, und Führungskräfte erhalten ein klares, zeitzonengenaues Bild der Anwesenheit – ohne Tabellen hinterherzulaufen.
Check-in von dort, wo der Arbeitstag beginnt
Einchecken erfordert nur eine Zeile Text oder einen Klick. Mitarbeitende checken ein – in Slack per Befehl /tickin start, über das Webportal oder in der Desktop-App – und wieder aus mit dem Befehl /tickin end. Pausen werden separat erfasst, sodass bezahlte und unbezahlte Zeit getrennt bleiben. Da der Check-in dort stattfindet, wo Ihre Mitarbeitenden ohnehin arbeiten, wird er zum tatsächlichen Zeitpunkt erfasst und nicht erst später rekonstruiert. Manche Teams sprechen von Check-in, andere von Einstempeln. Tickin verwendet in Befehlen und Oberflächen den Begriff Einstempeln (clock in) – beides bedeutet hier dasselbe: einen zeitgestempelten Nachweis, dass eine Person mit der Arbeit beginnt, verknüpft mit ihrem persönlichen Login statt mit einem gemeinsam genutzten Gerät.
Bürozeiten
Bürozeiten sind die Start- und Endzeit Ihres Workspace, zum Beispiel 09:00 bis 18:00. Sie beschreiben den Zeitplan, den Ihr Team einhalten soll, und steuern zwei Dinge: ob ein Einstempeln als verspätet gilt und wie die Ansicht „My Day“ für alle Mitarbeitenden aufgebaut ist. Bei Bürozeiten geht es um Erwartungen, nicht um Geld. Sie legen weder den vergütungsrelevanten Wert fest noch berechnen sie Überstunden – Sie können sie also ganz danach ausrichten, wann Ihre Mitarbeitenden bei der Arbeit sein sollen.
Tägliche Arbeitsstunden (automatisch oder manuell)
Die täglichen Arbeitsstunden sind der vergütungsrelevante Wert, auf dem alles Weitere aufbaut: Überstunden, monatliche Sollstunden, Lohnabrechnung und Berichte. Tickin kann diesen Wert automatisch aus der Spanne Ihrer Bürozeiten ableiten, oder Sie legen ihn manuell fest. Die manuelle Option ist wichtig, wenn Bürozeitfenster und bezahlte Zeit voneinander abweichen – etwa bei einem bezahlten 8-Stunden-Tag innerhalb eines Zeitfensters von 09:00 bis 18:00 mit unbezahlter Mittagspause. Sobald Sie einen manuellen Wert festgelegt haben, überschreibt Tickin ihn nie, bis Sie ausdrücklich „Reset to Auto“ wählen. So bleibt Ihre Grundlage für die Lohnabrechnung genau dort, wo Sie sie festgelegt haben.
Kulanzzeit
Die Kulanzzeit ist eine tolerierte Verspätung und standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie sie aktivieren, wählen Sie zwischen 0, 5, 10, 15, 20, 30, 45 oder 60 Minuten; Standardwert sind 15 Minuten. Eine Ankunft gilt nur dann als verspätet, wenn die Einstempelzeit in der Zeitzone Ihres Workspace nach Bürobeginn plus Kulanzzeit liegt. Die Kulanzzeit wirkt bewusst eng begrenzt: Sie beeinflusst ausschließlich Verspätungsbenachrichtigungen. Dauer, Überstunden, Lohnabrechnung und monatliche Sollstunden ändert sie nie – ein paar Minuten Nachsicht am Morgen haben also keine versteckten Auswirkungen auf Ihre Vergütungsberechnung.
Verspätungsbenachrichtigungen
Wenn sich jemand verspätet einstempelt, sendet Tickin eine Verspätungsbenachrichtigung an die Führungskräfte in Slack – oder im Tarif Scale in Microsoft Teams –, je nachdem, was Sie verbunden und ausgewählt haben. Benachrichtigungen berücksichtigen die Zeitzone Ihres Workspace, werden nur an Arbeitstagen ausgelöst und überspringen Feiertage automatisch. Damit das Signal aussagekräftig bleibt, löst jede Person höchstens eine Verspätungsbenachrichtigung pro Arbeitstag aus. Führungskräfte werden rechtzeitig dort informiert, wo sie ohnehin arbeiten – ohne Benachrichtigungsflut.
Arbeitstage & Zeitzone
Ihre Arbeitstage sind konfigurierbar, sodass Anwesenheitsregeln nur an den Tagen gelten, an denen Ihr Team planmäßig arbeitet. Alles läuft in der Zeitzone Ihres Workspace und ist sommerzeitsicher: Verspätungen, Benachrichtigungen und die Ansicht „My Day“ spiegeln auch bei der Zeitumstellung stets die korrekte Ortszeit wider. Mit dem Add-on Desktop-App können Sie in jedem kostenpflichtigen Tarif optional eine GPS-Geofencing-Verifizierung hinzufügen, um zu bestätigen, dass das Einstempeln am vorgesehenen Ort erfolgt.
Häufig gestellte Fragen
- Was ist der Unterschied zwischen Bürozeiten und täglichen Arbeitsstunden?
- Bürozeiten sind der erwartete Zeitplan, etwa 09:00 bis 18:00, und steuern Verspätungen sowie die Ansicht „My Day“. Tägliche Arbeitsstunden sind der vergütungsrelevante Wert für Überstunden, monatliche Sollstunden, Lohnabrechnung und Berichte. Bürozeiten legen Erwartungen fest, tägliche Arbeitsstunden das, was Sie vergüten.
- Verringert die Kulanzzeit die Arbeitsstunden von Mitarbeitenden?
- Nein. Die Kulanzzeit bestimmt nur, ob ein Einstempeln für Benachrichtigungszwecke als verspätet gilt. Dauer, Überstunden, Lohnabrechnung und monatliche Sollstunden ändert sie nie.
- Warum hat eine Führungskraft keine Verspätungsbenachrichtigung erhalten?
- Benachrichtigungen werden nur an Arbeitstagen ausgelöst, überspringen Feiertage und sind auf höchstens eine pro Person und Arbeitstag begrenzt. Außerdem muss Slack (oder im Tarif Scale Microsoft Teams) verbunden und ausgewählt sein. Lag das Einstempeln innerhalb der Kulanzzeit oder an einem arbeitsfreien Tag bzw. Feiertag, wird keine Benachrichtigung gesendet.
- Welche Zeitzone verwendet die Anwesenheitserfassung?
- Die gesamte Anwesenheitslogik verwendet die Zeitzone Ihres Workspace und ist sommerzeitsicher. Verspätungen werden anhand von Bürobeginn plus Kulanzzeit in dieser Zeitzone gemessen, und Benachrichtigungen werden nach derselben Ortszeit versendet.
- Kann ich bezahlte Stunden festlegen, die von meinem Bürozeitfenster abweichen?
- Ja. Legen Sie die täglichen Arbeitsstunden manuell passend zur bezahlten Zeit fest, zum Beispiel 8 Stunden innerhalb eines Zeitfensters von 09:00 bis 18:00 mit unbezahlter Mittagspause. Ein manueller Wert wird nie überschrieben, bis Sie „Reset to Auto“ wählen.
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