Anwesenheitsmanagement-Software für Startups – ganz ohne HR-Suite
Software zur Anwesenheitserfassung für Startups muss zwei Ansprüche zugleich erfüllen, einen niedrigen und einen hohen: Sie muss sich noch diese Woche mühelos einrichten lassen und auch dann noch passen, wenn Sie vierzig Leute sind. Startups haben keine Zeit, schwerfällige HR-Suiten zu konfigurieren, und sie sollten auch nicht vom ersten Tag an dafür bezahlen. Mit Tickin erfassen Sie die Anwesenheit auf saubere Weise: schnell eingerichtet, kostenlos für bis zu 10 Mitarbeitende und ohne Ihr Team bei der Arbeit zu stören. Ihre Mitarbeitenden stempeln dort ein, wo sie ohnehin arbeiten, und Sie erhalten die Arbeitszeit- und Urlaubsdaten, die Sie brauchen – ohne den Aufwand einer Enterprise-Lösung.
An einem Nachmittag eingerichtet
Es gibt keine langwierige Einführung. Erstellen Sie Ihren Workspace, legen Sie Bürozeiten, tägliche Arbeitszeit und Toleranzzeit fest, wählen Sie Ihre Zeitzone und laden Sie Ihr Team ein. Ihre Mitarbeitenden können noch am selben Tag einstempeln. Benachrichtigungen bei Verspätungen und Urlaubsanträge sind von Anfang an aktiv. So erhalten Sie aussagekräftige Anwesenheitsdaten – ohne Projektplan und ohne Beratung.
Kostenlos für Ihre ersten zehn Mitarbeitenden
Der Free-Tarif umfasst bis zu 10 Mitarbeitende, ganz ohne Kreditkarte. Das reicht, um Anwesenheit und Urlaub während Ihrer ersten Einstellungsphase vollwertig zu erfassen. Sie zahlen also erst, wenn sich das Tool bereits bewährt hat. Wenn Sie über den kostenlosen Tarif hinauswachsen, skalieren Starter und Growth pro Nutzer. So entwickeln sich Ihre Kosten im Einklang mit Ihrer Teamgröße, statt ihr vorauszueilen.
Vertrauensbasiert, ohne Überwachung in deutschen Workspaces
Für deutsche Workspaces gibt es keine Screenshot- und Aktivitätserfassung – auch nicht in der Desktop-App. Sie erfassen, wann Ihre Mitarbeitenden beginnen und aufhören, ihre Arbeitszeit im Verhältnis zu Ihren Bürozeiten sowie ihren Urlaub – mehr nicht. Für ein Startup, das auf Vertrauen und Eigenverantwortung setzt, ist das genau richtig. Ihr Team bekommt ein einfaches Einstempeln statt des Gefühls, beobachtet zu werden.
Funktioniert dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet
Ihre Mitarbeitenden stempeln über Slack oder den Browser ein und aus (Microsoft Teams ist im Scale-Tarif verfügbar). So fügt sich die Anwesenheitserfassung in die Tools ein, die Sie heute Morgen ohnehin geöffnet haben. Das sorgt für hohe Akzeptanz und macht ständige Erinnerungen überflüssig. Wenn Ihr Team wächst und Sie mehr Struktur brauchen, bleiben Bürozeiten, Toleranzzeit und Benachrichtigungen einheitlich – Ihre heutige Einrichtung wächst also mit.
Was ein Startup wirklich von Anwesenheitssoftware braucht
Die meisten Tools zur Anwesenheitserfassung sind für Unternehmen gebaut, die bereits eine HR-Abteilung haben. In der Größe eines Startups sind die Anforderungen enger gefasst, und die Risiken sind andere. Sie brauchen eine genaue Aufzeichnung darüber, wer wann gearbeitet hat, denn diese Daten fließen in die Lohnabrechnung ein und später in jede Streitigkeit. Sie brauchen Urlaubskonten, die nicht in einer Tabelle stecken, die nur eine einzige Person pflegt. Und das Ganze muss den Monat überstehen, in dem sich Ihr Team verdoppelt. Was Sie noch nicht brauchen, sind Organigramm-Modellierung, Lohnabrechnung für mehrere Gesellschaften oder eine Genehmigungskette über drei Führungsebenen. Wer für das Unternehmen einkauft, das er in drei Jahren sein wird, zahlt am Ende für Konfigurationen, die nie fertig werden. Wählen Sie eine Anwesenheitsmanagement-Software, die heute korrekt arbeitet und sich später erweitern lässt – und betrachten Sie alles darüber hinaus als Kostenfaktor.
Die Tabelle funktioniert – bis sie es nicht mehr tut
Fast jedes Startup beginnt mit einer gemeinsamen Tabelle, und für die ersten paar Leute ist das eine vernünftige Lösung. Sie hört an einem absehbaren Punkt auf, vernünftig zu sein: wenn jemand bei der Lohnabrechnung einen ganzen Monat aus dem Gedächtnis rekonstruieren muss oder wenn sich zwei Personen über einen Tag uneinig sind und es keine Aufzeichnung gibt, auf die sich eine von beiden berufen kann. Der Umstieg lohnt sich, bevor es so weit kommt, nicht erst danach, denn eine Tabelle lässt sich nicht ehrlich nachträglich auffüllen. Software zur Anwesenheitserfassung für Startups ist vor allem aus einem unspektakulären Grund wertvoll: Sie hält die Daten in dem Moment fest, in dem etwas passiert – solange sich noch alle einig sind, was passiert ist.
Wann Tickin die falsche Wahl ist
Wenn Ihr Team weder Slack noch Microsoft Teams nutzt, fällt der wichtigste Vorteil weg: Das Einstempeln im Chat ist der Grund, warum die Lösung tatsächlich genutzt wird. Ohne diese Funktion wählen Sie ein Webportal wie jedes andere. Wenn Ihre Mitarbeitenden keinen festen Arbeitsplatz und zu Schichtbeginn weder Laptop noch Smartphone zur Hand haben, ist ein Kiosk oder Terminal an der Wand besser geeignet als eine App. Und wenn Sie Bewerbermanagement, Verwaltung von Zusatzleistungen oder Leistungsbeurteilungen im selben Tool benötigen, brauchen Sie ein HRIS, nicht Tickin. Tickin deckt Anwesenheit, Zeiterfassung, Urlaub, Lohnabrechnung und Projekte ab. Zu wissen, wo die Grenzen liegen, ist für Sie nützlicher als eine noch längere Funktionsliste.
Häufig gestellte Fragen
- Gibt es wirklich einen kostenlosen Tarif?
- Ja. Der Free-Tarif unterstützt bis zu 10 Mitarbeitende, ganz ohne Kreditkarte. Sie können damit Anwesenheit und Urlaub vollständig erfassen und wechseln erst dann in einen kostenpflichtigen Tarif, wenn Sie mehr als 10 Personen sind oder zusätzliche Funktionen wünschen.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Sie können an einem Nachmittag startklar sein. Legen Sie Bürozeiten, tägliche Arbeitszeit, Toleranzzeit und Zeitzone fest, laden Sie Ihr Team ein – und Ihre Mitarbeitenden können noch am selben Tag einstempeln.
- Wie stempeln Mitarbeitende ein?
- Sie stempeln über Slack oder den Browser ein und aus – je nachdem, was Ihr Team nutzt. Für die Anwesenheitserfassung muss keine aufwendige Software installiert werden.
- Erstellt Tickin Screenshots oder überwacht es Aktivitäten?
- Nein. Für deutsche Workspaces gibt es keine Screenshot- und Aktivitätserfassung – auch nicht in der Desktop-App. Es erfasst Anwesenheit, Arbeitszeit und Urlaub – passend zu einer vertrauensbasierten Startup-Kultur.
- Was passiert, wenn wir mehr als 10 Personen werden?
- Sie wechseln in einen kostenpflichtigen Tarif. Starter und Growth werden pro Nutzer abgerechnet, sodass Ihre Kosten mit Ihrer Teamgröße wachsen. Ihre bestehenden Einstellungen und Ihr Verlauf bleiben erhalten.
- Was ist der Unterschied zwischen Software zur Anwesenheitserfassung und Anwesenheitsmanagement-Software?
- In der Praxis beschreiben beide Begriffe dieselbe Kategorie, und die meisten Anbieter verwenden sie synonym. Wird doch unterschieden, bezeichnet Erfassung das Festhalten der Rohdaten – Einstempeln, Pausen, Stunden –, während Management beschreibt, was Sie damit tun: Urlaubskonten, Genehmigungen, Richtlinien und Berichte. Tickin kann beides, deshalb deckt ein Tool beide Suchanfragen ab.
- Wann sollte ein Startup bei der Anwesenheit von Tabellen umsteigen?
- Der praktische Auslöser ist das erste Mal, dass jemand bei der Lohnabrechnung einen Monat aus dem Gedächtnis rekonstruiert, oder die erste Meinungsverschiedenheit über einen Tag, die niemand anhand einer Aufzeichnung klären kann. Beides tritt meist irgendwo zwischen fünf und fünfzehn Personen ein. Vorher umzusteigen ist einfacher als danach, denn eine Tabelle lässt sich nicht ehrlich nachträglich auffüllen.
- Funktioniert Tickin auch noch, wenn wir über die Startup-Phase hinauswachsen?
- Ihre Daten bleiben durchgängig erhalten. Die Überstundenerfassung gibt es ab Starter, sobald ein Admin sie einschaltet; Schichten, mehrstufige Genehmigungen (zuerst die Teamleitung, dann ein Admin), Überstundenvergütung und Lohnabrechnungsläufe sind in den Tarifen Growth und Scale enthalten. So wächst das Tool mit Ihrem Team, statt ersetzt werden zu müssen. Der kostenlose Tarif umfasst bis zu 10 Mitarbeitende; darüber hinaus wechseln Sie in einen kostenpflichtigen Tarif und behalten Ihren Verlauf.