Checkliste für die Anwesenheit von Mitarbeitenden
Diese praxisnahe, sofort einsetzbare Checkliste hilft Ihnen, die Anwesenheitserfassung Ihrer Mitarbeitenden einzurichten und im Alltag zu steuern. Gehen Sie die Punkte nacheinander durch, damit Grundlagen, Regeln, tägliche Erfassung und Auswertung vollständig abgedeckt sind. Die Checkliste ist kostenlos und steht als Markdown-Datei zum Download bereit, sodass Sie sie in Ihre eigenen Dokumente oder Tools übernehmen können.
Checkliste herunterladenKostenlos · Markdown (.md)
Grundlagen einrichten
- Eine einheitliche Methode zur Anwesenheitserfassung festlegen und sicherstellen, dass alle sie nutzen
- Alle Mitarbeitenden mit Name, Rolle und Eintrittsdatum anlegen
- Reguläre Arbeitszeiten und Arbeitswoche für jede Person oder jedes Team festlegen
- Zeitzonen für alle Mitarbeitenden im Homeoffice oder an anderen Standorten erfassen
- Bezahlte Feiertage und arbeitsfreie Tage für das Jahr auflisten
- Allen neuen Mitarbeitenden eine kurze Anleitung zum Ein- und Ausstempeln geben
Regeln festlegen
- Schriftlich festhalten, was als pünktlich, verspätet und abwesend gilt
- Eine Kulanzzeit für Verspätungen festlegen und die genaue Anzahl an Minuten kommunizieren
- Festlegen, wie Pausen und Mittagspausen erfasst werden und ob sie bezahlt sind
- Den Ablauf für die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten dokumentieren
- Festlegen, wie lange im Voraus Urlaubsanträge eingereicht werden müssen
- Erklären, wie bei Krankheit oder in Notfällen vorzugehen ist
Täglich erfassen
- Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden zu Beginn ihrer Schicht einstempeln
- Sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden am Ende ihrer Schicht ausstempeln
- Täglich prüfen, ob Pausen korrekt erfasst werden
- Fehlenden oder unvollständigen Zeiteinträgen noch am selben Tag nachgehen
- Genehmigten Urlaub eintragen und für jede Abwesenheit den Grund vermerken
- Wiederholte Verspätungen oder ungeplante Abwesenheiten sofort kennzeichnen
Prüfen und verbessern
- Die Anwesenheitsübersicht am Ende jeder Woche prüfen
- Vor der Lohnabrechnung erfasste Stunden mit den geplanten Stunden abgleichen
- Fehler korrigieren und vermerken, wer welche Änderung genehmigt hat
- Gespräche mit Mitarbeitenden führen, bei denen sich Anwesenheitsprobleme häufen
- Summen für Überstunden, Urlaubskonten und unbezahlte Zeiten prüfen
- Regeln und diese Checkliste aktualisieren, wenn sich Richtlinien ändern
So verwenden Sie diese Checkliste
- 1Öffnen Sie die Checkliste und bearbeiten Sie zuerst den Abschnitt „Grundlagen einrichten“, damit alle Mitarbeitenden und Regeln erfasst sind.
- 2Nutzen Sie den Abschnitt „Täglich erfassen“ als feste Routine und haken Sie die Punkte jeden Tag ab, damit nichts untergeht.
- 3Gehen Sie den Abschnitt „Prüfen und verbessern“ wöchentlich und vor jeder Lohnabrechnung durch, um Fehler frühzeitig zu finden und Muster zu erkennen.
Häufig gestellte Fragen
- Für wen ist diese Anwesenheits-Checkliste gedacht?
- Für Führungskräfte, Teamleitungen, HR-Mitarbeitende und Inhaber kleiner Unternehmen, die die Anwesenheitserfassung ihrer Mitarbeitenden einrichten oder neu ordnen möchten. Sie eignet sich für Teams im Büro, im Homeoffice und in hybriden Modellen.
- Wie oft sollte ich die Checkliste durchgehen?
- Die Abschnitte zu Grundlagen und Regeln bearbeiten Sie einmalig zu Beginn sowie bei Änderungen Ihrer Richtlinien. Die Punkte zur täglichen Erfassung nutzen Sie an jedem Arbeitstag, die Punkte zur Prüfung einmal pro Woche und vor jeder Lohnabrechnung.
- Kann ich die Checkliste für mein Team anpassen?
- Ja. Der Download ist eine einfache Markdown-Datei. Sie können also Punkte ergänzen, entfernen oder umformulieren, damit sie zu Ihrer Arbeitswoche, Ihren Urlaubsregeln und Ihren Tools passen, bevor Sie die Checkliste mit Ihrem Team teilen.