Checkliste: Anwesenheit im Remote-Team
Die Anwesenheitserfassung in einem Remote- oder verteilten Team funktioniert anders als in einem einzelnen Büro. Mitarbeitende arbeiten in unterschiedlichen Zeitzonen, ein Teil der Arbeitszeit ist asynchron, und Fairness hängt von schriftlich festgehaltenen Regeln ab, die alle einsehen können. Diese kostenlose Checkliste zum Herunterladen führt Sie Schritt für Schritt durch das Festlegen von Erwartungen, den Umgang mit Zeitzonen, die Wahl einer Methode zum Einstempeln und die faire Gestaltung des gesamten Prozesses. Gehen Sie sie einmal gemeinsam mit Ihrem Team durch und überprüfen Sie sie erneut, sobald neue Mitarbeitende oder Regionen hinzukommen.
Checkliste herunterladenKostenlos · Markdown (.md)
Klare Erwartungen festlegen
- Die erwarteten Arbeitszeiten für jede Person bzw. Rolle schriftlich vereinbaren
- Festlegen, ob die Arbeitszeiten fest, flexibel oder vollständig asynchron sind, damit niemand raten muss
- Kernzeiten definieren, in denen alle erreichbar sein müssen
- Für jede Region festhalten, welche Tage als Arbeitstage gelten
- Mitteilen, wo die Anwesenheitsregeln hinterlegt sind, und sicherstellen, dass alle sie finden
Zeitzonen berücksichtigen
- Eine Referenzzeitzone für Auswertungen und Stichzeiten festlegen
- Die lokale Zeitzone jeder Person neben ihrem Arbeitszeitplan vermerken
- Beginn- und Endzeiten in die jeweilige Ortszeit umrechnen, damit niemand im falschen Zeitfenster arbeitet
- Eine tägliche Stichzeit festlegen, die auch für Mitarbeitende in späteren Zeitzonen fair ist
- Feiertage und Gedenktage kennzeichnen, die sich von Land zu Land unterscheiden
Methode zum Einstempeln wählen
- Die Methode zum Einstempeln festlegen: per Chat-Befehl, über eine Browserseite oder per mobilem Check-in
- Sicherstellen, dass die Methode auf jedem Gerät und in jedem Netzwerk funktioniert
- Eine Toleranzzeit von einigen Minuten festlegen, bevor eine Verspätung als solche gilt
- Vereinbaren, ob und wie Pausen und Mittagspausen erfasst werden
- Schriftlich festhalten, was zu tun ist, wenn jemand vergisst, sich ein- oder auszustempeln
Für Fairness sorgen
- Die vollständige Anwesenheitsrichtlinie dokumentieren und mit dem gesamten Team teilen
- Dieselben Regeln für alle Zeitzonen und Hierarchieebenen anwenden
- Den Mitarbeitenden eine klare, unkomplizierte Möglichkeit bieten, Urlaub und Korrekturen einzutragen
- Anwesenheitsdaten regelmäßig überprüfen – nicht nur, wenn ein Problem auftritt
- Das Team um Feedback bitten und die Richtlinie anpassen, sobald sie nicht mehr passt
So verwenden Sie diese Checkliste
- 1Laden Sie die Checkliste herunter und öffnen Sie sie in einem gemeinsamen Dokument oder im Wiki Ihres Teams.
- 2Gehen Sie jeden Abschnitt gemeinsam mit Ihrem Team durch und tragen Sie Ihre eigenen Arbeitszeiten, Zeitzonen und Ihre Methode zum Einstempeln ein.
- 3Speichern Sie die fertige Version als Ihre schriftliche Anwesenheitsrichtlinie und überprüfen Sie sie erneut, sobald Ihr Team wächst oder sich die Regionen ändern.
Häufig gestellte Fragen
- Wie gehen wir mit der Anwesenheit über viele Zeitzonen hinweg um?
- Legen Sie eine Referenzzeitzone für Auswertungen und Stichzeiten fest, vermerken Sie die lokale Zeitzone jeder Person neben ihrem Arbeitszeitplan und rechnen Sie Beginn- und Endzeiten in die jeweilige Ortszeit um. Wählen Sie eine tägliche Stichzeit, die auch für Mitarbeitende in späteren Zeitzonen fair ist, damit niemand benachteiligt wird, nur weil er weit von der Referenzzeitzone entfernt arbeitet.
- Sollte die Anwesenheit im Remote-Team nach Stunden oder nach Ergebnissen erfasst werden?
- Beides ist sinnvoll, und viele Teams kombinieren die Ansätze. Nutzen Sie Kernzeiten, in denen alle erreichbar sein müssen, und gestalten Sie die übrige Zeit flexibel oder asynchron, solange die Erwartungen erfüllt werden. Halten Sie schriftlich fest, welcher Ansatz für welche Rolle gilt, damit die Regelung fair und nachvollziehbar bleibt.
- Wie können sich Mitarbeitende im Remote-Team am einfachsten einstempeln?
- Wählen Sie eine einzige Methode, die das gesamte Team auf jedem Gerät nutzen kann: einen Chat-Befehl, eine Check-in-Seite im Browser oder eine mobile App. Die beste Methode ist die, die tatsächlich jeden Tag genutzt wird. Gestalten Sie sie daher schnell und unkompliziert und dokumentieren Sie, was zu tun ist, wenn jemand das Einstempeln vergisst.