Zeiterfassung für Agenturen: Stunden, Projekte und abrechenbarer Wert
Eine Agentur verkauft Zeit, also entscheidet die Zeiterfassung darüber, ob ein Projekt Geld verdient hat. Das Problem: Timer werden vergessen, Stundenzettel am Freitag aus dem Gedächtnis ausgefüllt und Arbeit dem falschen Kunden zugeordnet. Tickin setzt bei der Stempeluhr an, die Ihr Team bereits nutzt: Mitarbeitende stempeln in Slack oder im Web ein, wählen aus, woran sie arbeiten, und buchen Zeit auf Kundenprojekte und Aufgaben. Im Tarif Scale wird aus freigegebener Zeit ein Bericht zu Kosten und abrechenbarem Wert pro Projekt. Rechnungen erstellt Tickin nicht.
Stunden aus der Stempeluhr, nicht aus dem Gedächtnis
Mitarbeitende stempeln in Slack mit /tickin start ein und mit /tickin end aus, im Browser oder über die optionale Desktop-App (im Tarif Scale auch in Microsoft Teams). Stunden, Pausen und Überstunden werden erfasst, während sie entstehen, sodass die Tagessumme nie erst am Ende der Woche rekonstruiert werden muss. Das ist die Grundlage für jede Projektzahl, in jedem Tarif.
Zeit auf Kundenprojekte und Aufgaben
Im Tarif Scale organisieren Sie die Arbeit in Projekten und Aufgaben auf einem Board. Mitarbeitende buchen Zeit auf eine Aufgabe oder wählen beim Einstempeln aus, woran sie gerade arbeiten, und Teamleitungen sehen die Zeit nach Projekt, Aufgabe und Person. Die Aufgabenliste eines Projekts lässt sich als CSV exportieren.
Freigegeben, bevor abgerechnet wird
Gebuchte Zeit zählt erst, wenn sie freigegeben ist: durch einen Admin, und dort, wo Ihr Workspace Teamleitungen einsetzt, vorher durch die Teamleitung. Buchungen auf das falsche Projekt und doppelte Einträge fallen so auf, bevor ein Kunde jemals eine Zahl sieht.
Kosten und abrechenbarer Wert pro Projekt
Die Abrechnungsfunktionen sind ausgeschaltet, bis ein Admin sie aktiviert. Danach lässt sich jedes Projekt mit einem Stundensatz als abrechenbar markieren, jede Person erhält einen internen Kostensatz pro Stunde, und der Bericht zu Kosten und abrechenbarem Wert zeigt für jedes Projekt freigegebene Stunden, Kosten, abrechenbaren Wert und die Differenz, mit einer Zeile pro Person. Geldbeträge sehen nur Systemadmins, und Kostensätze werden nie für die Lohnabrechnung verwendet.
Was Tickin für Agenturen nicht macht
Es gibt einen Stundensatz pro Projekt, nicht pro Person oder pro Aufgabe. Rechnungen erstellt Tickin nicht, und der Bericht zu Kosten und abrechenbarem Wert wird am Bildschirm angezeigt statt exportiert. Wenn Sie Rechnungen aus erfasster Zeit brauchen, kombinieren Sie Tickin mit Ihrem Rechnungstool oder wählen ein Tool wie Harvest, das direkt aus Stundenzetteln abrechnet.
Häufig gestellte Fragen
- Welchen Tarif brauchen Agenturen?
- Projekte, Zeit auf Aufgaben und der Bericht zu Kosten und abrechenbarem Wert gehören zum Tarif Scale ($6 pro Mitarbeitendem und Monat). Einstempeln in Slack, Anwesenheit, Urlaub und das Live-Dashboard funktionieren in jedem Tarif, auch im Free-Tarif für bis zu 10 Mitarbeitende.
- Kann Tickin Kundenrechnungen erstellen?
- Nein. Tickin erfasst freigegebene Stunden, Kosten und abrechenbaren Wert pro Projekt, erstellt aber keine Rechnungen. Nutzen Sie dafür Ihr Rechnungstool parallel.
- Macht Tickin Screenshots von meinem Team?
- Nein. Für Workspaces in Deutschland ist die Aktivitäts- und Screenshot-Überwachung vollständig abgeschaltet. Die Projektzeiterfassung braucht sie ohnehin nicht.
- Können wir unterschiedliche Sätze pro Person festlegen?
- Kostensätze gelten pro Person, jeweils mit dem Datum, ab dem sie gelten. Beim Stundensatz für die Abrechnung gibt es einen pro Projekt; Sätze pro Person oder pro Aufgabe gibt es nicht.