Kostenlose Vorlage für eine Urlaubsrichtlinie
Diese kostenlose, bearbeitbare Vorlage für eine Urlaubsrichtlinie eignet sich für Teams jeder Größe. Alle Ansprüche, Fristen und Regeln sind als Platzhalter zum Ausfüllen formuliert, sodass Sie sie an Ihr Unternehmen und die geltenden Gesetze vor Ort anpassen können. Ersetzen Sie jeden Wert in eckigen Klammern, löschen Sie nicht benötigte Abschnitte – und schon haben Sie eine Richtlinie, die Sie mit Ihrem Team teilen können.
Abwesenheitsarten
Legen Sie fest, welche Abwesenheitsarten Ihre Richtlinie abdeckt. Übliche Arten sind Jahresurlaub (bezahlter Erholungsurlaub), Krankheitstage, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub und Elternzeit. Halten Sie fest, dass [Firmenname] [Liste der angebotenen Abwesenheitsarten] anbietet, und geben Sie an, welche Arten bezahlt und welche unbezahlt sind, damit Mitarbeitende verstehen, wie sich jede davon auf ihr Gehalt auswirkt.
Anspruch
Legen Sie fest, wie viel Anspruch Mitarbeitende für jede Abwesenheitsart erwerben. Beispiel: Vollzeitbeschäftigte haben pro [Jahr oder Kalenderjahr] Anspruch auf [X] Tage Jahresurlaub und [Y] Krankheitstage. Erläutern Sie, ob der Urlaubsanspruch im Laufe des Jahres schrittweise entsteht oder vorab gewährt wird und wie der Anspruch für Teilzeitkräfte oder unterjährig eintretende Mitarbeitende anteilig berechnet wird.
Urlaub beantragen
Beschreiben Sie, wie Mitarbeitende einen Antrag stellen. Halten Sie fest, dass Urlaub über [die von Ihnen gewählte Methode, zum Beispiel ein HR-System, ein Formular oder die Führungskraft] zu beantragen ist und Anfangsdatum, Enddatum sowie die Abwesenheitsart enthalten muss. Weisen Sie darauf hin, dass Anträge erst nach der formellen Genehmigung bestätigt sind und Mitarbeitende vorher keine Reisen buchen oder sonstige Verpflichtungen eingehen sollten.
Genehmigung
Erläutern Sie, wer Anträge prüft und genehmigt. In der Regel genehmigt die [direkte Führungskraft oder Teamleitung] den Urlaub; bei längeren Abwesenheiten wird [die Personalabteilung oder eine zweite genehmigende Person] einbezogen. Nennen Sie die angestrebte Bearbeitungszeit, zum Beispiel: Anträge werden innerhalb von [X] Arbeitstagen beantwortet. Beschreiben Sie außerdem, wie mit Konflikten umgegangen wird, wenn mehrere Personen denselben Zeitraum beantragen.
Ankündigungsfristen
Legen Sie für jede Situation die erwartete Vorlaufzeit fest. Bei geplantem Urlaub sollten Mitarbeitende mindestens [X] Arbeitstage im Voraus Bescheid geben, bei Abwesenheiten von mehr als [Y] Tagen [X] Wochen im Voraus. Im Krankheitsfall sollten Mitarbeitende ihre Führungskraft bis [Uhrzeit, zum Beispiel Beginn ihrer Schicht] informieren; bei Abwesenheiten von mehr als [Z] Tagen kann ein Nachweis verlangt werden.
Übertragung von Resturlaub
Klären Sie, was am Ende des Zeitraums mit nicht genommenem Urlaub geschieht. Halten Sie fest, ob Mitarbeitende bis zu [X] Tage in das nächste [Jahr] übertragen dürfen, ob ein Restguthaben ausgezahlt wird oder ob nicht genommene Tage verfallen. Muss übertragener Urlaub bis zu einem bestimmten Datum genommen werden, nennen Sie diese Frist klar und deutlich.
Feiertage
Beschreiben Sie, wie Feiertage behandelt werden. Halten Sie fest, dass Mitarbeitende Anspruch auf die in [Region oder Land] geltenden gesetzlichen Feiertage haben und diese nicht auf den Jahresurlaub angerechnet werden. Erläutern Sie, was gilt, wenn ein Feiertag auf einen arbeitsfreien Tag fällt, und wie Mitarbeitende, die an einem Feiertag arbeiten, entschädigt werden, zum Beispiel durch [Freizeitausgleich oder einen Zuschlag].
Homeoffice und Remote-Tage
Wenn Ihr Team flexibel arbeitet, beschreiben Sie, wie Remote- oder Homeoffice-Tage getrennt vom Urlaub behandelt werden. Halten Sie fest, dass diese Tage nicht von einem Urlaubskonto abgezogen werden, wie sie zu erfassen sind und welche Grenzen gelten, etwa bis zu [X] Remote-Tage pro [Woche oder Monat] vorbehaltlich der Genehmigung durch die Führungskraft.
Rückkehr an den Arbeitsplatz und Dokumentation
Erläutern Sie die Erwartungen an die Rückkehr aus dem Urlaub. Halten Sie fest, dass Mitarbeitende ihr Rückkehrdatum bestätigen sollten, falls es sich ändert, und dass [Firmenname] alle genommenen Abwesenheiten dokumentiert. Geben Sie an, an wen sich Mitarbeitende bei Fragen zu ihrem Urlaubskonto, ihrem Anspruch oder dieser Richtlinie wenden können.
So verwenden Sie diese Vorlage
- 1Laden Sie die Markdown-Datei herunter und öffnen Sie sie in einem beliebigen Texteditor, einem Dokumentenprogramm oder Ihrem Unternehmenswiki.
- 2Ersetzen Sie alle Platzhalter in eckigen Klammern, zum Beispiel [Firmenname] und [X] Tage, durch Ihre eigenen Werte.
- 3Löschen Sie Abschnitte, die für Ihr Team nicht relevant sind, und ergänzen Sie Abwesenheitsarten, die in Ihrer Region üblich sind.
- 4Lassen Sie die Richtlinie auf die Einhaltung des geltenden Arbeitsrechts prüfen und teilen Sie anschließend die finale Fassung mit Ihrem Team.
Häufig gestellte Fragen
- Ist diese Vorlage für eine Urlaubsrichtlinie kostenlos?
- Ja. Die Vorlage können Sie kostenlos herunterladen, bearbeiten und in Ihrem Unternehmen verwenden. Passen Sie sie ganz nach den Bedürfnissen Ihres Teams an.
- Funktioniert die Vorlage für jedes Land?
- Die Struktur ist so aufgebaut, dass sie überall eingesetzt werden kann. Da Urlaubsregelungen und gesetzliche Mindestansprüche von Land zu Land unterschiedlich sind, sollten Sie die Platzhalter mit Werten füllen, die dem geltenden Arbeitsrecht entsprechen, und das Ergebnis vor der Veröffentlichung prüfen lassen.
- Wie viele Urlaubstage sollte ich eintragen?
- Das hängt von den gesetzlichen Vorgaben vor Ort und dem Angebot Ihres Unternehmens ab. Setzen Sie die Platzhalter [X] und [Y] mindestens auf den gesetzlichen Mindestanspruch in Ihrer Region und ergänzen Sie alle zusätzlichen Tage, die Ihr Unternehmen gewährt.
- In welchem Format wird die Vorlage heruntergeladen?
- Es handelt sich um eine einfache Markdown-Datei (.md). Sie lässt sich in jedem Editor öffnen und sauber in ein Dokument, ein Wiki oder ein Mitarbeiterhandbuch einfügen.