Regelung für Krankheitstage: Ein Praxisleitfaden für kleine Teams
So schreiben Sie eine faire Krankheitsregelung für kleine Teams: Inhalte, bezahlt vs. unbezahlt, Meldung und Nachweis sowie anpassbare Beispiele.
Niemand plant, krank zu werden – und genau deshalb ist eine Regelung für Krankheitstage so wichtig. Wer morgens mit Grippe aufwacht, sollte nicht rätseln müssen, ob er bezahlt wird, wem er Bescheid geben muss und ob er für einen einzigen Tag ein ärztliches Attest braucht. Eine klare Regelung beantwortet all das, bevor der Ernstfall eintritt – fehlt sie, wird jeder Krankheitstag zu einer unangenehmen Ad-hoc-Verhandlung.
Ziel ist kein juristisches Dokument, das niemand liest, sondern ein kurzes, verständliches Regelwerk, das beide Seiten schützt und ansonsten nicht im Weg steht.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Regelung für Krankheitstage legt fest, wie viele Krankheitstage Mitarbeitende erhalten, ob sie bezahlt werden, wie die Krankmeldung erfolgt und wann ein Nachweis nötig ist.
- Gehen Sie vom gesetzlichen Minimum aus (gesetzliche Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, wo sie gilt) und entscheiden Sie dann, was Sie zusätzlich gewähren.
- Trennen Sie Krankheitstage vom Urlaub, damit niemand krank zur Arbeit kommt, um seinen Urlaub zu schonen.
- Verlangen Sie bei kurzen Abwesenheiten eine Eigenerklärung und ein ärztliches Attest nur bei längeren.
Warum eine schriftliche Regelung für Krankheitstage wichtig ist
Ohne Regelung hängt der Umgang mit Krankheitstagen davon ab, wer fragt und wer antwortet – und damit ist er zwangsläufig uneinheitlich. Die eine Führungskraft winkt die Krankmeldung einfach durch, die andere hakt kritisch nach, und Mitarbeitende lernen, die Stimmung zu deuten statt sich an eine Regel zu halten. Genau diese Uneinheitlichkeit sorgt für Unmut und, schlimmer noch, für Präsentismus: Menschen schleppen sich krank zur Arbeit, weil sie nicht sicher sind, ob sie abgesichert sind.
Eine schriftliche Regelung beseitigt diese Unklarheit. Sie legt im Voraus genau fest, was passiert, wenn jemand krank ist – so kann sich die erkrankte Person auskurieren und die Führungskraft planen. Klare Regeln sind dasselbe Prinzip, das auch eine Anwesenheitsrichtlinie funktionieren lässt: Gewissheit ist fairer als Ermessen.
Was hineingehört
Eine gute Regelung für Krankheitstage ist kurz. Diese Bestandteile gehören wirklich hinein.
| Abschnitt | Die Frage, die er beantwortet |
|---|---|
| Anspruch | Wie viele Krankheitstage, über welchen Zeitraum? |
| Bezahlt oder unbezahlt | Welche Tage werden bezahlt, und in welcher Höhe? |
| Krankmeldung | Wie und wann informiere ich meine Führungskraft? |
| Nachweis | Wann ist ein ärztliches Attest erforderlich? |
| Verhältnis zu anderen Abwesenheiten | Wie hängt es mit Urlaub und unbezahltem Urlaub zusammen? |
| Wenn der Anspruch aufgebraucht ist | Unbezahlter Urlaub oder eine andere Vereinbarung? |
Anspruch und gesetzliches Minimum
Beginnen Sie mit der Rechtslage. Viele Rechtsordnungen schreiben eine Mindestanzahl bezahlter Krankheitstage oder eine gesetzliche Lohnfortzahlung im Krankheitsfall vor – weniger dürfen Sie nicht anbieten. Oberhalb dieses Minimums entscheiden Sie, wie viel Sie gewähren – üblich ist eine feste Anzahl bezahlter Krankheitstage pro Jahr – und ob sich der Anspruch nach und nach aufbaut oder vorab gewährt wird. Das ist dieselbe Entscheidung, die Sie beim Urlaub treffen, siehe wie Sie den Aufbau des Urlaubsanspruchs berechnen.
Getrennt vom Urlaub halten
Das ist die wichtigste Gestaltungsentscheidung überhaupt. Werden Krankheitstage vom selben Kontingent abgezogen wie der Urlaub, kommen Mitarbeitende krank zur Arbeit, um ihren Urlaub zu schonen – sie stecken andere an und leisten weniger. Ein separates Kontingent für Krankheitstage beseitigt diesen Fehlanreiz vollständig. Der geringe zusätzliche Verwaltungsaufwand lohnt sich.
Krankmeldung und Nachweis
Legen Sie fest, wie die Krankmeldung erfolgt (üblich ist eine Nachricht an die Führungskraft vor Arbeitsbeginn) und wann ein Attest nötig ist. Die menschliche und vernünftige Regel lautet: Eigenerklärung bei kurzen Abwesenheiten, ein ärztliches Attest erst ab einer festgelegten Anzahl aufeinanderfolgender Tage. Für einen einzigen Krankheitstag einen Nachweis zu verlangen, ist aufwendig und wirkt wie Misstrauen.
Ein einfaches Beispiel zum Anpassen
Krankheitstage. Mitarbeitende erhalten 10 bezahlte Krankheitstage pro Jahr, getrennt vom Jahresurlaub. Informieren Sie Ihre Führungskraft an jedem Tag, an dem Sie krank sind, vor Arbeitsbeginn per Nachricht. Die Tage 1–3 einer Abwesenheit werden per Eigenerklärung bestätigt; ab 4 oder mehr aufeinanderfolgenden Tagen ist ein ärztliches Attest erforderlich. Sind die bezahlten Krankheitstage aufgebraucht, wird jede weitere Abwesenheit als unbezahlter Urlaub oder – nach Absprache – vom Jahresurlaub genommen. Nicht genommene Krankheitstage verfallen am Jahresende.
Das ist eine vollständige, faire Regelung in fünf Sätzen. Passen Sie die Zahlen an Ihr gesetzliches Minimum und an das an, was Sie dauerhaft tragen können – die Struktur funktioniert so oder so.
So geht's in Tickin
Eine Regelung funktioniert nur, wenn das Tool sie konsequent umsetzt. In Tickin legen Sie Krankheitstage als eigene Abwesenheitsart mit eigenem Kontingent an, getrennt vom Urlaub – so geraten die Salden nie durcheinander. Mitarbeitende melden einen Krankheitstag über Slack oder im Web an (Microsoft Teams im Tarif Scale), Führungskräfte sehen die Anfrage und erteilen die Genehmigung in Sekunden, und jede Abwesenheit wird mit Datum und Grund erfasst. So haben Sie einen lückenlosen Nachweis und den Überblick über Muster – ganz ohne Tabellenkalkulation.
Da Krankheitstage direkt neben Anwesenheit und Lohnabrechnung liegen, fließen bezahlte Krankheitstage korrekt in die Bezahlung ein, und unbezahlte werden sauber verarbeitet. Sehen Sie sich die Funktion zur Urlaubsverwaltung an und erstellen Sie Ihr Dokument auf Basis der kostenlosen Vorlage für eine Urlaubsrichtlinie. Für das Gesamtsystem lesen Sie Urlaubsverwaltung für kleine Teams.
Tickin ist für bis zu 10 Personen kostenlos, danach kostet es im Tarif Starter $2 pro Mitarbeitendem und Monat.
Häufig gestellte Fragen
Was sollte eine Regelung für Krankheitstage enthalten?
Eine gute Regelung für Krankheitstage legt fest, wie viele Krankheitstage Mitarbeitende erhalten, ob diese bezahlt werden, wie und wann die Führungskraft informiert werden muss, wann ein Nachweis wie ein ärztliches Attest nötig ist und wie sich Krankheitstage zu anderen Abwesenheiten verhalten. Halten Sie sie kurz und konkret.
Sind Krankheitstage bezahlt oder unbezahlt?
Das hängt von Ihrer Regelung und dem örtlichen Recht ab. Viele Länder schreiben eine Mindestanzahl bezahlter Krankheitstage oder eine gesetzliche Lohnfortzahlung im Krankheitsfall vor. Ob zusätzliche Krankheitstage über dieses gesetzliche Minimum hinaus voll, teilweise oder gar nicht bezahlt werden, legen Sie in Ihrer Regelung klar fest.
Wie viele Krankheitstage sollte ein kleines Team anbieten?
Gehen Sie vom gesetzlichen Minimum aus und entscheiden Sie dann, wie viel Sie zusätzlich gewähren. Üblich ist eine feste Anzahl bezahlter Krankheitstage pro Jahr, getrennt vom Urlaub, mit klaren Regeln dafür, was passiert, wenn sie aufgebraucht sind. Richten Sie den Umfang danach aus, was Sie dauerhaft tragen können, und formulieren Sie ihn unmissverständlich.
Sollten Sie für Krankheitstage ein ärztliches Attest verlangen?
In der Regel nur bei längeren Abwesenheiten. Ein Attest schon für einen einzigen Tag zu verlangen, ist aufwendig und signalisiert Misstrauen. Eine gängige Regel: Eigenerklärung bei kurzen Abwesenheiten, ein Nachweis erst ab einer festgelegten Anzahl aufeinanderfolgender Tage.
Wie es weitergeht
Bei einer Regelung für Krankheitstage geht es nicht darum, Krankheit zu kontrollieren – sondern darum, die Unsicherheit zu beseitigen, die das Kranksein stressig und das Führen uneinheitlich macht. Gehen Sie vom gesetzlichen Minimum aus, trennen Sie Krankheitstage vom Urlaub, verlangen Sie bei kurzen Abwesenheiten eine Meldung statt eines Nachweises, und formulieren Sie das Ganze in einer klaren Sprache, die Mitarbeitende auch wirklich lesen.
Entwerfen Sie Ihre Regelung noch diese Woche auf Basis der Vorlage für eine Urlaubsrichtlinie und starten Sie kostenlos mit Tickin, um Krankheitstage als eigenes, erfasstes Kontingent einzurichten.
