Checkliste für die Lohnabrechnung
Dies ist eine kostenlose Checkliste für die monatliche Lohnabrechnung zum Herunterladen. Sie gliedert einen Abrechnungslauf in klare Phasen mit abhakbaren Aufgaben, damit nichts vergessen wird: Daten erfassen, Löhne berechnen, prüfen und genehmigen, dann Mitarbeitende bezahlen und Unterlagen ablegen. Arbeiten Sie die Liste in jedem Abrechnungszeitraum von oben nach unten ab, um Fehler zu reduzieren, pünktlich zu zahlen und einen lückenlosen Prüfpfad zu sichern. Jedes Team kann sie nutzen, mit jedem Tool für die Lohnabrechnung.
Checkliste herunterladenKostenlos · Markdown (.md)
Daten erfassen
- Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums sowie das geplante Zahlungsdatum bestätigen.
- Anwesenheit und Stundenzettel abschließen, sodass alle geleisteten Stunden erfasst und genehmigt sind.
- Urlaub und Abwesenheiten für den Zeitraum abschließen (bezahlt, unbezahlt, Krankheit) und in den geleisteten Stunden berücksichtigen.
- Überstunden, Schichtzulagen und Bereitschaftsstunden erfassen und genehmigen.
- Neue Mitarbeitende hinzufügen, ausgeschiedene entfernen und Änderungen bei Vergütungssätzen oder Bankverbindungen aktualisieren.
- Einmalige Posten zusammentragen: Boni, Provisionen, Auslagenerstattungen sowie Vorschüsse oder Darlehen.
Berechnen
- Den Bruttolohn für alle Mitarbeitenden aus Grundgehalt plus genehmigten Überstunden und Zuschlägen berechnen.
- Gesetzliche Abzüge wie Lohnsteuer und Pflichtbeiträge zu den aktuellen Sätzen anwenden.
- Sonstige Abzüge anwenden: Versicherungen, Altersvorsorge oder Pension, Darlehensrückzahlungen und Lohnpfändungen.
- Arbeitgeberbeiträge sowie Zulagen oder Sachbezüge berechnen.
- Den Nettolohn für alle Mitarbeitenden bestätigen (Brutto abzüglich aller Abzüge).
- Die Summe des Abrechnungslaufs ermitteln und auf größere Abweichungen gegenüber dem Vormonat und dem genehmigten Budget prüfen.
Prüfen und genehmigen
- Spitzenverdienende, neue und ausgeschiedene Mitarbeitende stichprobenartig Zeile für Zeile auf korrekte Beträge prüfen.
- Sicherstellen, dass der Abrechnungslauf keine doppelten, fehlenden oder Zahlungen mit einem Nettobetrag von null enthält.
- Gesamtbrutto, Abzüge und Netto mit Ihrem Hauptbuch oder Ihren Kontrollsummen abgleichen.
- Eine zweite Person prüfen und freigeben lassen, bevor Geld überwiesen wird.
- Bankverbindungen und Zahlungsbeträge bestätigen, bevor der Zahlungslauf freigegeben wird.
Auszahlen und abschließen
- Den Zahlungslauf einreichen, damit die Mitarbeitenden spätestens zum Zahlungsdatum bezahlt werden.
- Gehaltsabrechnungen mit Brutto, Abzügen und Nettolohn erstellen und verteilen.
- Steuern und gesetzliche Beiträge fristgerecht an die zuständigen Stellen abführen.
- Erforderliche Meldungen und Berichte für den Zeitraum fristgerecht einreichen.
- Lohnjournal, Genehmigungen und Gehaltsabrechnungen für die Dauer Ihrer Aufbewahrungsfrist archivieren.
- Probleme oder Korrekturen notieren, die im Abrechnungslauf des nächsten Monats berücksichtigt werden müssen.
So verwenden Sie diese Checkliste
- 1Laden Sie die Markdown-Datei herunter und öffnen Sie sie in einem beliebigen Texteditor, einer Notiz-App oder einem Dokumenten-Tool.
- 2Arbeiten Sie die Phasen in jedem Abrechnungszeitraum der Reihe nach ab und haken Sie jeden Punkt ab, sobald er erledigt ist.
- 3Passen Sie Abzüge, Meldungen und Fristen an Ihr Land und Ihre Lohnabrechnung an.
Häufig gestellte Fragen
- Wie oft sollte ich diese Checkliste für die Lohnabrechnung verwenden?
- Verwenden Sie sie bei jedem Abrechnungslauf, meist also monatlich. Wenn Sie jedes Mal dieselbe Checkliste nutzen, bleibt Ihr Prozess einheitlich, und es fällt leichter, die Aufgabe an jemand anderen zu übergeben oder einen vergessenen Schritt zu bemerken.
- Welchen häufigen Fehler bei der Lohnabrechnung hilft diese Checkliste zu vermeiden?
- Die häufigsten Probleme sind nicht genehmigte oder fehlende Stunden, falsche Abzüge und verspätete Zahlungen. Die Phasen „Daten erfassen“ und „Prüfen und genehmigen“ dienen genau dazu, diese Fehler zu erkennen, bevor Geld überwiesen wird.
- Kann jedes Team diese Checkliste nutzen?
- Ja. Sie ist produktneutral und funktioniert mit jedem Tool für die Lohnabrechnung und jeder Tabellenkalkulation. Tragen Sie Ihre eigenen Fristen, Abzugsarten und Meldepflichten ein, damit sie zu der Art passt, wie Ihr Team die Lohnabrechnung tatsächlich durchführt.