So berechnen Sie die Anwesenheitsquote (Formel und Beispiele)
So berechnen Sie Anwesenheits- und Abwesenheitsquote: mit Rechenbeispielen, was als geplanter Arbeitstag zählt und wie Sie die Zahl fair bewerten.
Die Anwesenheitsquote ist eine der wenigen HR-Kennzahlen, die fast jedes Team aus bereits vorhandenen Daten berechnen kann. Gleichzeitig schleichen sich hier besonders leicht Fehler ein – denn das Ergebnis hängt vollständig davon ab, was Sie als geplanten Arbeitstag und was Sie als Abwesenheit zählen.
Dieser Leitfaden stellt Ihnen die Formel vor, rechnet Beispiele für eine einzelne Person und ein ganzes Team durch und erklärt die Definitionen, mit denen die Zahl fair bleibt.
Die Formel für die Anwesenheitsquote
Anwesenheitsquote = anwesende Tage ÷ geplante Arbeitstage × 100
Und ihr Gegenstück:
Abwesenheitsquote = Fehltage ÷ geplante Arbeitstage × 100
Beide ergeben zusammen immer 100%. Wählen Sie also die Variante, die für Ihren Zweck besser passt: Die Anwesenheitsquote klingt positiv, die Abwesenheitsquote lenkt den Blick auf das Problem.
Beispiel: eine Mitarbeiterin, ein Monat
Priyas Monat sieht so aus:
- Werktage im Monat: 22
- Feiertag: 1
- Genehmigter Jahresurlaub: 0
- Tage, an denen sie arbeiten sollte: 21
- Tage, an denen sie ohne genehmigten Urlaub nicht zur Arbeit kam: 2
- Anwesende Tage: 19
Anwesenheitsquote = 19 ÷ 21 × 100 = 90.5% Abwesenheitsquote = 2 ÷ 21 × 100 = 9.5%
Beispiel: ein ganzes Team
Bei einem Team summieren Sie zuerst alle Werte und teilen erst dann. Bilden Sie keinen Durchschnitt aus den einzelnen Prozentwerten – sonst fallen Personen mit wenigen geplanten Arbeitstagen genauso stark ins Gewicht wie Personen mit vielen.
| Person | Geplante Arbeitstage | Anwesende Tage |
|---|---|---|
| Priya | 21 | 19 |
| Sam | 21 | 21 |
| Lena | 16 | 16 |
| Omar | 21 | 20 |
| Ana | 21 | 21 |
| Team | 100 | 97 |
Anwesenheitsquote des Teams = 97 ÷ 100 × 100 = 97.0%
Lena hatte fünf Tage genehmigten Urlaub, deshalb war sie für 16 statt 21 Tage eingeplant.
Was als geplanter Arbeitstag zählt
Genau hier gehen die meisten Berechnungen schief. Ein geplanter Arbeitstag ist ein Tag, an dem die Person arbeiten sollte. Vor der Berechnung gilt also:
- Ziehen Sie Wochenenden und andere arbeitsfreie Tage laut Arbeitsplan ab.
- Ziehen Sie Feiertage ab.
- Ziehen Sie genehmigten Urlaub ab, etwa Jahresurlaub oder Elternzeit.
- Legen Sie fest, wie Sie mit Teiltagen umgehen, zum Beispiel mit halben Urlaubstagen. Üblich ist, sie als 0,5 zu zählen.
Wenn Sie genehmigten Urlaub nicht abziehen, wirkt jemand, der einen geplanten zweiwöchigen Urlaub genommen hat, plötzlich so, als hätte er ein Anwesenheitsproblem. Das soll die Zahl aber gerade nicht aussagen.
Was als Abwesenheit zählt
Die meisten Teams zählen ungeplante Abwesenheiten: Tage, an denen jemand hätte arbeiten sollen, aber ohne genehmigten Urlaub nicht gearbeitet hat. Manche erfassen ungeplante Krankheitstage zusätzlich separat. Einige berücksichtigen auch Verspätungen – diese sollten Sie jedoch besser getrennt auswerten, denn wenn Sie sie mit der Anwesenheit vermischen, verwischen Sie beide Signale.
Halten Sie Ihre Definitionen schriftlich fest, wenden Sie sie auf alle gleich an und ändern Sie sie möglichst nicht, damit sich dieser Monat mit dem letzten vergleichen lässt.
Die Zahl fair bewerten
Die Anwesenheitsquote verrät Ihnen, dass sich etwas verändert hat, aber nicht, warum. Mit ein paar Gewohnheiten bleibt sie aussagekräftig:
- Betrachten Sie Trends statt einzelner Monate. Hinter einem schlechten Monat steckt oft nur eine schlimme Grippewoche.
- Achten Sie auf Muster. Wiederholte Fehltage an Montagen bedeuten etwas anderes als eine einzelne lange Krankheit. Genau solche kurzen, häufigen Abwesenheiten soll der Bradford-Faktor sichtbar machen.
- Erst reden, dann handeln. Eine niedrige Anwesenheit ist oft ein Symptom für hohe Arbeitsbelastung, Pflegeverpflichtungen oder gesundheitliche Probleme. Unser Leitfaden Fehlzeiten reduzieren behandelt Ursachen und Lösungen.
- Klären Sie die Regeln im Voraus. Eine Anwesenheitsrichtlinie, die festlegt, was erwartet wird und was als Abwesenheit zählt, verhindert später die meisten Diskussionen.
Remote-Teams können dieselbe Formel verwenden – vorausgesetzt, „anwesend“ bedeutet, dass sich jemand für den Tag eingestempelt hat, und nicht, dass er im Büro war. Wie das geht, erfahren Sie in unserem Leitfaden zur Anwesenheitserfassung in Remote-Teams.
Wo Tickin ins Spiel kommt
Tickin erfasst die Rohdaten: wer sich an welchem Tag über Slack, das Web oder die optionale Desktop App eingestempelt hat, wer genehmigten Urlaub hatte oder im Homeoffice gearbeitet hat und – wenn Sie die Erfassung mit Toleranzzeit aktivieren – wer zu spät kam oder früher gegangen ist. Das Web-Dashboard zeigt, wer sich heute noch nicht eingestempelt hat, und ab dem Growth-Tarif können Sie die detaillierten Daten als CSV exportieren, um Quoten für beliebige Zeiträume zu berechnen.
Die Chat-Berichte von Tickin zeigen außerdem einen Wert Attendance % an. Beachten Sie, was dieser misst: die Anwesenheitstage im Verhältnis zu Anwesenheitstagen plus genehmigten Urlaubstagen im Berichtszeitraum. Er vergleicht die Anwesenheit nicht mit den geplanten Arbeitstagen und zählt keine ungeplanten Abwesenheiten. Es handelt sich also um ein Verhältnis von anwesend zu im Urlaub – nicht um die oben beschriebene Anwesenheitsquote. Für die vollständige Formel nutzen Sie den CSV-Export zusammen mit Ihren eigenen geplanten Arbeitstagen.
Mehr dazu unter Anwesenheitserfassung mit Tickin oder wie Teams Tickin als HR-Software für kleine Unternehmen einsetzen.
Häufig gestellte Fragen
Wie lautet die Formel für die Anwesenheitsquote?
Anwesenheitsquote = anwesende Tage ÷ geplante Arbeitstage × 100. War jemand für 21 Tage eingeplant und an 19 davon anwesend, beträgt die Anwesenheitsquote 19 ÷ 21 × 100 = 90.5%.
Was ist der Unterschied zwischen Anwesenheitsquote und Abwesenheitsquote?
Es sind zwei Seiten derselben Zahl. Abwesenheitsquote = Fehltage ÷ geplante Arbeitstage × 100. Bei 2 Fehltagen von 21 geplanten Arbeitstagen liegt die Abwesenheitsquote also bei 9.5% und die Anwesenheitsquote bei 90.5%.
Sollte genehmigter Urlaub als Abwesenheit zählen?
In der Regel nicht. Genehmigter Urlaub und geplante Abwesenheiten werden normalerweise vor der Berechnung von den geplanten Arbeitstagen abgezogen, weil die Person an diesen Tagen gar nicht arbeiten sollte. Die meisten Teams rechnen nur ungeplante Abwesenheiten, etwa unentschuldigte Fehltage, auf die Anwesenheitsquote an. Wie auch immer Sie sich entscheiden: Wenden Sie die Regel auf alle gleich an.
Was ist eine gute Anwesenheitsquote?
Einen allgemeingültigen Richtwert gibt es nicht, denn das hängt davon ab, wie Sie geplante Arbeitstage und Abwesenheiten definieren. Vergleichen Sie ein Team lieber mit seinen eigenen früheren Werten und achten Sie auf Veränderungen und Muster, statt einer einzelnen Zielzahl hinterherzujagen.
Wie berechnet man die Anwesenheitsquote für ein ganzes Team?
Addieren Sie die anwesenden Tage aller Personen und teilen Sie die Summe durch die Gesamtzahl der geplanten Arbeitstage. Fünf Personen mit je 21 geplanten Arbeitstagen ergeben 105 geplante Tage; waren sie zusammen an 99 Tagen anwesend, beträgt die Anwesenheitsquote des Teams 99 ÷ 105 × 100 = 94.3%.
Das Fazit
Die Anwesenheitsquote ergibt sich aus den anwesenden Tagen geteilt durch die geplanten Arbeitstage, mal 100. Die Rechnung ist simpel – die Definitionen sind es nicht. Ziehen Sie genehmigten Urlaub und Feiertage von den geplanten Arbeitstagen ab, zählen Sie ungeplante Abwesenheiten bei allen auf dieselbe Weise und verstehen Sie das Ergebnis als Trend, über den man spricht – nicht als Punktzahl, für die man bestraft.
