Genehmigung von Stundenzetteln: Ein einfacher Workflow für kleine Teams

Bei der Genehmigung von Stundenzetteln werden aus Stunden Gehalt. Gut gemacht, dauert sie nur wenige Minuten und fängt die paar Fehler ab, aus denen sonst Streit um die Gehaltsabrechnung würde. Schlecht gemacht, wird sie zur monatlichen Hektik: Man läuft Leuten hinterher und rätselt, was vor drei Wochen passiert ist.

Dieser Leitfaden beschreibt einen einfachen Genehmigungsprozess für Stundenzettel in einem kleinen Team: wer genehmigt, worauf Sie achten sollten, welche Fristen den Ablauf in Gang halten und wie Sie mit Korrekturen und Überstunden umgehen.

Wozu ein Genehmigungsprozess für Stundenzettel dient

Einen Stundenzettel zu genehmigen heißt: Jemand, der die Arbeit kennt, bestätigt, dass die erfassten Stunden stimmen, bevor die Lohnabrechnung sie verwendet. Das schützt beide Seiten:

• Das Unternehmen bezahlt keine Stunden, die nie gearbeitet wurden – etwa wenn die Uhr über Nacht weiterlief.
• Die Mitarbeitenden werden für Stunden bezahlt, die sie zwar gearbeitet, aber falsch erfasst haben – etwa bei vergessenem Einstempeln.
• Alle bekommen einen klaren Zeitpunkt, ab dem die Stunden des Zeitraums feststehen.

Schritt 1: Legen Sie fest, wer genehmigt

Genehmigen sollte die Person, die am nächsten an der Arbeit dran ist – meist die direkte Führungskraft oder die Teamleitung. In sehr kleinen Teams genehmigt die Inhaberin bzw. der Inhaber oder ein Admin für alle.

Zwei Regeln sorgen für Fairness:

• Niemand genehmigt seine eigenen Stunden.
• Jede Person hat genau eine genehmigende Person, dazu eine namentlich benannte Vertretung für den Urlaub.

Schritt 2: Rhythmus und Fristen festlegen

Genehmigungen bleiben liegen, wenn niemand weiß, bis wann sie fällig sind. Tragen Sie für jeden Abrechnungszeitraum drei Termine in den Kalender ein:

1. Stunden vollständig: der Tag, bis zu dem alle Stunden des Zeitraums erfasst und korrigiert sein sollen.
2. Genehmigung fällig: der Tag, an dem die genehmigende Person abzeichnet.
3. Stichtag Lohnabrechnung: der Tag, an dem der Zeitraum gesperrt und an die Lohnabrechnung übergeben wird.

Viele Teams prüfen wöchentlich, auch wenn sie monatlich abrechnen. Eine Woche ist kurz genug, dass sich alle noch erinnern, was passiert ist.

Schritt 3: Prüfen Sie die Ausnahmen, nicht jede Zeile

Die meisten Stundenzettel sind in Ordnung. Wer jede Zeile liest, verschwendet Zeit und übersieht die wenigen, die Aufmerksamkeit brauchen. Achten Sie stattdessen auf Ausnahmen:

• Fehlende Tage, an denen jemand hätte arbeiten sollen, aber weder Stunden noch Urlaub eingetragen sind.
• Viel zu lange Sitzungen, meist durch vergessenes Ausstempeln.
• Überstunden, vor allem unerwartete oder wiederkehrende. Unser Leitfaden zum fairen Erfassen von Überstunden zeigt, worauf Sie achten sollten.
• Stunden an Urlaubstagen, die meist auf einen Erfassungsfehler hindeuten.
• Korrekturen seit der letzten Prüfung – und wer sie vorgenommen hat.

Wenn die Stunden selbst fraglich sind, hilft unser Leitfaden zum Berechnen der Arbeitsstunden weiter – mit Pausen, Nachtschichten und Dezimalstunden.

Schritt 4: Korrigieren statt überschreiben

Wenn etwas nicht stimmt, korrigieren Sie es so, dass eine Spur bleibt:

• Die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter schlägt die richtige Zeit vor – mit kurzer Begründung, denn sie oder er weiß, was passiert ist.
• Die genehmigende Person nimmt den Vorschlag an oder lehnt ihn ab, bei einer Ablehnung mit einer Notiz.
• Ursprüngliche und korrigierte Zeit bleiben beide erhalten, zusammen mit der Information, wer wann was geändert hat.

So wird aus einer späteren Frage („Warum wurden mir an dem Tag 7 Stunden bezahlt?“) ein Nachschlagen von dreißig Sekunden statt eines Streitfalls.

Schritt 5: Überstunden separat genehmigen

Überstunden verdienen eine eigene Entscheidung, denn sie kosten mehr und sind der Punkt, an dem die meisten Meinungsverschiedenheiten beginnen. Genehmigen Sie sie ausdrücklich, pro Person und pro Zeitraum, statt sie einfach mit den übrigen Stunden durchlaufen zu lassen. Legen Sie vorab fest, wer Überstunden genehmigen darf und ob sie vorher genehmigt werden müssen oder erst im Nachhinein.

Schritt 6: Den Zeitraum sperren

Sobald die Stunden genehmigt und die Überstunden entschieden sind, sperren Sie den Zeitraum. Danach laufen Änderungen über eine Korrektur im nächsten Zeitraum – nicht über eine stille Änderung an einem Zeitraum, der bereits bezahlt wurde. Erst die Sperre macht die Zahlen auf der Gehaltsabrechnung endgültig.

Häufige Probleme und Lösungen

• Genehmigungen kommen zu spät. Tragen Sie die Frist in den Kalender ein und schicken Sie am Vortag eine Erinnerung.
• Führungskräfte winken alles durch. Zeigen Sie ihnen zuerst die Ausnahmen, damit es etwas Konkretes zu prüfen gibt.
• Korrekturen stapeln sich zum Monatsende. Prüfen Sie wöchentlich und lassen Sie Mitarbeitende Korrekturen beantragen, sobald ihnen etwas auffällt.
• Stundenzettel werden aus dem Gedächtnis ausgefüllt. Wer Stunden per Stempeluhr erfasst, statt am Wochenende einen Zettel auszufüllen, beseitigt die meisten Fehler schon vor der Prüfung. Unser Ratgeber zur Stundenzettel-Software stellt die Optionen vor.

So funktioniert die Genehmigung in Tickin

Die Zeiterfassung von Tickin geht einen anderen Weg als der wöchentliche Stundenzettel: Mitarbeitende müssen nichts ausfüllen oder einreichen. Die Stunden stammen direkt aus dem Einstempeln in Slack, im Web oder in der optionalen Desktop App (im Scale-Tarif auch in Microsoft Teams), sodass sich die Genehmigung auf die Ausnahmen konzentriert.

• Korrekturen sind Anträge. Ist eine Zeit falsch oder fehlt ein Tag, beantragen Mitarbeitende eine Anwesenheitskorrektur mit den tatsächlichen Zeiten und einer Begründung. In jedem Tarif genehmigt ein Admin; ab dem Growth-Tarif genehmigt zuerst die Teamleitung und danach der Admin. Jeder Antrag speichert die ursprünglichen und die beantragten Zeiten, die Begründung sowie wer wann entschieden hat.
• Überstunden werden separat genehmigt, von einem Admin, ab dem Starter-Tarif bei eingeschalteter Überstundenerfassung; ab Growth auch täglich. Jeden Monat werden die erkannten Überstunden mit den Sollstunden des Monats abgeglichen, und nur der Überschuss geht zur Genehmigung an den Admin.
• Vergessenes Ausstempeln wird früh erkannt. Tickin erinnert Mitarbeitende, die bei Erreichen ihrer Sollstunden noch eingestempelt sind, und beendet die Sitzung, wenn niemand reagiert – markiert zur Prüfung.
• Aufzeichnungen bleiben erhalten. Ab dem Growth-Tarif gibt es ein vollständiges Audit-Log und CSV-Exporte für die Lohnabrechnung.

Was Tickin nicht hat, ist ein Schritt zum Periodenende, bei dem alle Mitarbeitenden einen Stundenzettel einreichen und eine Führungskraft ihn abzeichnet. Wenn Ihr Prozess diese formelle Freigabe verlangt, sollten Sie sie parallel zu Tickin beibehalten. Mehr dazu unter Anwesenheitserfassung in Tickin, oder starten Sie mit unserer Stundenzettel-Vorlage.

Häufig gestellte Fragen

Was ist ein Genehmigungsprozess für Stundenzettel?

Das ist die Routine, mit der eine Führungskraft die von allen Mitarbeitenden für einen Abrechnungszeitraum erfassten Stunden prüft und bestätigt, bevor die Lohnabrechnung läuft. Ein guter Prozess legt fest, wer genehmigt, was geprüft wird, bis wann, wie Korrekturen erfolgen und wann der Zeitraum gesperrt wird.

Wer sollte Stundenzettel genehmigen?

Die Person, die die Arbeit am besten kennt – meist die direkte Führungskraft oder die Teamleitung. In kleinen Teams genehmigt oft die Inhaberin bzw. der Inhaber oder ein Admin alles. Wer es auch ist: Die eigenen Stunden sollte niemand selbst genehmigen.

Was sollte eine Führungskraft prüfen, bevor sie einen Stundenzettel genehmigt?

Fehlende Tage, viel zu lange Sitzungen, ungewöhnliche Überstunden, Stunden an Tagen, an denen die Person im Urlaub war, und alle Korrekturen seit dem letzten Zeitraum. Die meisten Stundenzettel müssen gar nicht geändert werden; bei der Prüfung geht es darum, die Ausnahmen zu erkennen.

Wie oft sollten Stundenzettel genehmigt werden?

Mindestens einmal pro Abrechnungszeitraum, bevor die Lohnabrechnung läuft. Viele Teams prüfen wöchentlich, auch wenn sie monatlich abrechnen, weil sich Probleme leichter beheben lassen, solange sich alle noch an die Woche erinnern.

Bietet Tickin eine Genehmigung von Stundenzetteln?

Tickin arbeitet nicht mit einem wöchentlichen Stundenzettel, der eingereicht und genehmigt wird. Die Stunden stammen direkt aus dem Einstempeln, und genehmigt werden die Ausnahmen: Mitarbeitende beantragen Anwesenheitskorrekturen, die ein Admin genehmigt (ab dem Growth-Tarif genehmigt zuerst die Teamleitung), und Überstunden werden ab dem Starter-Tarif bei eingeschalteter Überstundenerfassung von einem Admin genehmigt (täglich ab Growth).

Das Fazit

Ein guter Genehmigungsprozess für Stundenzettel ist kurz: eine genehmigende Person pro Mitarbeitendem, feste Fristen, eine Prüfung der Ausnahmen statt jeder Zeile, Korrekturen, die eine Spur hinterlassen, Überstunden als eigene Entscheidung und ein gesperrter Zeitraum vor der Lohnabrechnung. Je weniger in Ihrem Prozess aus dem Gedächtnis eingetippt wird, desto weniger gibt es zu genehmigen.