Arbeitsstunden berechnen: Pausen, Nachtschichten und Dezimalstunden
Arbeitsstunden aus Ein- und Ausstempelzeiten berechnen: Pausen abziehen, Nachtschichten erfassen, Minuten in Dezimalstunden umrechnen, Woche summieren.
Die meisten Fehler in der Lohnabrechnung entstehen einen Schritt früher, als man denkt: nicht beim Stundensatz oder bei den Abzügen, sondern bei den Stunden. Einstempeln um 08:45, Ausstempeln um 17:30 und irgendwo dazwischen eine Mittagspause – das wirkt einfach, bis Sie mit einem Stundensatz multiplizieren und eine einzige, korrekte Zahl brauchen.
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie die Arbeitsstunden für einen Tag, eine Nachtschicht und eine Woche berechnen, wie Sie Minuten in Dezimalstunden umrechnen und welche Fehler unbemerkt Sie oder Ihr Team Geld kosten.
Die Grundformel
Für einen Arbeitstag gilt:
Arbeitsstunden = Ausstempelzeit − Einstempelzeit − unbezahlte Pausen
Ob das Ergebnis stimmt, hängt von drei Dingen ab: den Zeiten selbst, der Frage, welche Pausen unbezahlt sind, und ob die Schicht über Mitternacht geht. Stimmen diese drei Punkte, ist der Rest reine Rechenarbeit.
Schritt 1: Einstempelzeit von der Ausstempelzeit abziehen
Rechnen Sie in Stunden und Minuten und „leihen“ Sie sich eine Stunde, wenn die Minuten nicht aufgehen.
| Einstempeln | Ausstempeln | Verstrichene Zeit |
|---|---|---|
| 08:45 | 17:30 | 8h 45m |
| 09:10 | 18:05 | 8h 55m |
| 07:50 | 16:20 | 8h 30m |
Für 08:45 bis 17:30: 30 Minuten minus 45 geht nicht auf, also leihen Sie sich eine Stunde. Aus 17:30 wird 16:90, und 16:90 minus 08:45 ergibt 8 Stunden 45 Minuten.
Wer im 24-Stunden-Format rechnet, vermeidet den häufigsten Ausrutscher: die Verwechslung von a.m. und p.m.
Schritt 2: Unbezahlte Pausen abziehen
Ziehen Sie jede unbezahlte Pause ab. Bezahlte Pausen bleiben drin.
Für den Tag von 08:45 bis 17:30 mit 45 Minuten unbezahlter Mittagspause:
8h 45m − 45m = 8h 00m Arbeitszeit
Welche Pausen bezahlt sind, hängt von Ihren internen Regelungen und den lokalen Vorschriften ab. In den USA gelten nach Bundesrecht kurze Ruhepausen von etwa 5 bis 20 Minuten in der Regel als Arbeitszeit, echte Essenspausen von 30 Minuten oder mehr dagegen in der Regel nicht. Andere Länder haben eigene Regeln – prüfen Sie also, was dort gilt, wo Ihr Team arbeitet. Unser Leitfaden zur Frage, ob Pausen als Arbeitszeit zählen, geht ausführlicher auf bezahlte und unbezahlte Pausen ein.
Schritt 3: In Dezimalstunden für die Lohnabrechnung umrechnen
In der Lohnabrechnung werden Stunden mit einem Satz multipliziert. Sie brauchen also Dezimalstunden, nicht Stunden und Minuten. Teilen Sie die Minuten durch 60.
| Minuten | Dezimal |
|---|---|
| 5 | 0.08 |
| 10 | 0.17 |
| 15 | 0.25 |
| 20 | 0.33 |
| 30 | 0.50 |
| 40 | 0.67 |
| 45 | 0.75 |
| 50 | 0.83 |
7 Stunden 45 Minuten sind also 7.75 Stunden, nicht 7.45. Genau dieser eine Fehler – die Minuten als Dezimalstellen zu lesen – führt dazu, dass ein Tag mit 7h 45m um 18 Minuten zu niedrig bezahlt wird. Bei einem Stundensatz von 20 ergeben 7.75 Stunden 155.00, während 7.45 Stunden nur 149.00 eingebracht hätten.
Nachtschichten
Geht eine Schicht über Mitternacht, liegt die Ausstempelzeit vor der Einstempelzeit, und eine einfache Subtraktion ergibt eine negative Zahl. Addieren Sie deshalb zuerst 24 Stunden zur Ausstempelzeit.
Eine Schicht von 22:00 bis 06:00:
- 06:00 + 24:00 = 30:00
- 30:00 − 22:00 = 8 Stunden, vor Abzug der Pausen
Wenn Sie Stunden nach Kalendertagen auswerten, legen Sie vorab fest, wie eine Nachtschicht aufgeteilt wird: entweder komplett auf den Tag, an dem sie begonnen hat, oder jeder Teil auf den Tag, auf den er fällt. Beides funktioniert – eine Mischung aus beidem nicht.
Die Woche summieren
Berechnen Sie jeden Tag einzeln und addieren Sie dann die Dezimalstunden.
| Tag | Ein | Aus | Unbezahlte Pause | Arbeitsstunden |
|---|---|---|---|---|
| Mo | 08:45 | 17:30 | 45m | 8.00 |
| Di | 09:00 | 18:15 | 45m | 8.50 |
| Mi | 08:30 | 17:00 | 30m | 8.00 |
| Do | 09:00 | 19:00 | 45m | 9.25 |
| Fr | 08:45 | 15:45 | 30m | 6.50 |
| Gesamt | 40.25 |
Stunden über Ihrer täglichen oder wöchentlichen Schwelle können Überstunden sein. Wie diese vergütet werden, erklärt unser Leitfaden zur Berechnung der Überstundenvergütung.
Häufige Fehler
- Minuten als Dezimalstellen lesen. 8h 30m sind 8.5 Stunden, nicht 8.30.
- Unbezahlte Pausen vergessen, oder eine bezahlte Pause abziehen.
- Negative Nachtschichten. Addieren Sie immer 24 Stunden, wenn die Ausstempelzeit vor der Einstempelzeit liegt.
- Eine Uhr, die weiterläuft. Ein einziges vergessenes Ausstempeln kann einem Tag eine ganze Nacht hinzufügen. Hier lesen Sie, was zu tun ist, wenn Mitarbeitende vergessen haben auszustempeln.
- Rundung nur in eine Richtung. Wenn Sie Zeiten überhaupt runden, dann neutral, damit die Bezahlung auf Dauer nicht sinkt. Wer exakte Zeiten erfasst, stellt sich diese Frage gar nicht erst.
- Den Dienstplan bezahlen statt der Stempeluhr. Geplante Stunden und tatsächlich geleistete Stunden sind zwei verschiedene Dinge. Unser Beitrag zu Bürozeiten vs. Arbeitszeiten erklärt den Unterschied.
So berechnet Tickin die Arbeitsstunden
Wenn Ihr Team mit Tickin ein- und ausstempelt – über Slack, im Web oder mit der optionalen Desktop App (und im Scale-Tarif auch über Microsoft Teams) –, werden die Stunden automatisch für Sie berechnet:
- Arbeitszeit ist Ausstempeln minus Einstempeln, minus Pausen. Pausen, die über den Pausen-Befehl genommen werden, werden automatisch abgezogen.
- Exakte Zeiten, keine Rundung. Tickin erfasst die tatsächlichen Ein- und Ausstempelzeiten und rundet sie nicht.
- Stunden in Stunden und Minuten in der App, etwa 7h 30m. Ab dem Growth-Tarif enthalten CSV-Exporte die Stunden zusätzlich als Dezimalwerte für die Lohnabrechnung.
- Nachtsitzungen, die über Mitternacht gehen, werden jedem Tag zugerechnet, den sie überschneiden. Im Growth-Tarif können Schichten über Nacht laufen, etwa von 22:00 bis 06:00, und ein bezahltes Pausenkontingent enthalten.
- Eine tägliche Obergrenze. Eine weiterlaufende Sitzung wird für den Tag gedeckelt, statt als zwanzig Stunden gezählt zu werden, und zur Prüfung markiert, statt stillschweigend überschrieben zu werden.
Es gibt keinen Stundenzettel, den jemand von Hand ausfüllen muss: Die Stunden kommen direkt von der Stempeluhr. Ist eine Zeit falsch, beantragen Mitarbeitende eine Korrektur, und eine Führungskraft erteilt die Genehmigung. Mehr dazu unter Zeiterfassung in Tickin – oder starten Sie mit unserer Stundenzettel-Vorlage, falls Sie noch mit Tabellen arbeiten. Wenn Sie Tools vergleichen, zeigt Ihnen unser Kaufratgeber für Stundenzettel-Software, worauf es ankommt.
Häufig gestellte Fragen
Wie berechnet man die Arbeitsstunden eines Tages?
Ziehen Sie die Einstempelzeit von der Ausstempelzeit ab und anschließend alle unbezahlten Pausen. Beispiel: Von 08:45 bis 17:30 sind es 8 Stunden 45 Minuten; abzüglich einer unbezahlten Mittagspause von 45 Minuten bleiben 8 Stunden 0 Minuten Arbeitszeit.
Wie rechnet man Minuten in Dezimalstunden um?
Teilen Sie die Minuten durch 60. 15 Minuten sind 0.25 Stunden, 30 Minuten sind 0.5, 45 Minuten sind 0.75 und 20 Minuten etwa 0.33. 7 Stunden 45 Minuten entsprechen also 7.75 Dezimalstunden – das ist der Wert, den Sie mit dem Stundensatz multiplizieren.
Wie berechnet man die Stunden einer Nachtschicht?
Addieren Sie 24 Stunden zur Ausstempelzeit, wenn diese vor der Einstempelzeit liegt. Aus einer Schicht von 22:00 bis 06:00 wird so 22:00 bis 30:00 – das sind 8 Stunden, vor Abzug der Pausen.
Zählen Pausen zur Arbeitszeit?
Unbezahlte Pausen werden abgezogen, bezahlte Pausen werden mitgezählt. Welche Pausen bezahlt sind, hängt von Ihren internen Regelungen und dem geltenden Recht ab. In den USA gelten nach Bundesrecht kurze Ruhepausen von etwa 5 bis 20 Minuten in der Regel als Arbeitszeit, echte Essenspausen von 30 Minuten oder mehr dagegen in der Regel nicht.
Sollte ich Ein- und Ausstempelzeiten runden?
Am sichersten ist es, die exakten Zeiten zu erfassen. Wenn Sie überhaupt runden, dann neutral in beide Richtungen, damit die bezahlten Stunden auf Dauer nicht systematisch sinken – und prüfen Sie vorher die lokalen Vorschriften.
Das Fazit
Arbeitsstunden sind Ausstempelzeit minus Einstempelzeit, minus unbezahlte Pausen – plus 24 Stunden, wenn eine Schicht über Mitternacht geht. Rechnen Sie Minuten um, indem Sie durch 60 teilen, summieren Sie zuerst jeden Tag und dann die Woche, und erfassen Sie exakte Zeiten. Stimmen die Stunden, steht jede Zahl, die darauf aufbaut – von den Überstunden bis zur Gehaltsabrechnung –, auf einem soliden Fundament.
