Überstundenvergütung berechnen – ganz ohne Tabellenchaos
So berechnen Sie die Überstundenvergütung: einfache Formel, Rechenbeispiele und die Regeln zu Tages- vs. Wochenschwellen, die jedes kleine Team kennen sollte.
Die Überstundenrechnung wirkt einfach – bis der Tag der Lohnabrechnung kommt und jemand am Dienstag zehn Stunden gearbeitet, sich am Freitag einen halben Tag freigenommen und am Samstag eine Schicht übernommen hat. Jetzt sitzen Sie vor einer Tabelle und versuchen sich zu erinnern, ob die zusätzlichen Dienstagsstunden zählen oder nur die Wochensumme. Die meisten kleinen Teams liegen hier mindestens einmal daneben – und fast nie mit Absicht.
Die gute Nachricht: Die Überstundenvergütung lässt sich auf drei Zahlen und eine Entscheidung herunterbrechen. Sobald Sie das Muster kennen, berechnen Sie sie für jede Person in weniger als einer Minute.
Das Wichtigste in Kürze
- Überstundenvergütung = Stunden über der Schwelle, multipliziert mit dem Stundensatz, multipliziert mit dem Überstundensatz (meist 1.5).
- Die Schwelle kann täglich, wöchentlich oder beides sein – und genau hier passieren mit Abstand die meisten Fehler.
- Ihr Grundsatz umfasst oft mehr als den reinen Lohn, etwa Schichtzulagen und bestimmte Boni.
- Überstundenregeln unterscheiden sich je nach Land und Vertrag. Prüfen Sie also die örtliche Rechtslage, bevor Sie etwas final abrechnen.
- Wenn Sie das Zählen automatisieren, entfallen das Tabellenchaos und die unangenehmen Korrekturen im Nachhinein.
Die Überstundenformel – einfach erklärt
Jede Überstundenberechnung besteht aus denselben drei Zutaten.
- Stundensatz. Was die Person für eine reguläre Arbeitsstunde verdient.
- Schwelle. Die Stundenzahl, ab der die Zusatzvergütung greift.
- Überstundenmultiplikator. Der Faktor, der oberhalb der Schwelle auf den Satz angewendet wird, üblicherweise 1.5.
Zusammengesetzt lautet die Formel zur Überstundenberechnung:
Overtime pay = overtime hours x hourly rate x overtime multiplier
Der Multiplikator 1.5 ist das, was im Englischen mit „time and a half“ gemeint ist. Für manche Stunden, etwa Arbeit an Feiertagen oder jenseits einer zweiten täglichen Schwelle, kann ein höherer Multiplikator wie 2.0 gelten, oft als „double time“ (doppelter Satz) bezeichnet. Welcher Satz wann gilt, legen Gesetz oder Vertrag fest – nicht persönliche Vorlieben.
Kurz zum „regulären Satz“
An dieser Stelle stolpern viele. Der Satz, mit dem Sie multiplizieren, ist nicht immer der reine Stundenlohn. In vielen Systemen handelt es sich um einen regulären Satz, der Zusatzleistungen aus dem Abrechnungszeitraum einschließt, etwa eine Schichtzulage für Nachtarbeit oder bestimmte nicht freiwillige Boni.
Verdient eine Person in der Nachtschicht einen kleinen Zuschlag pro Stunde, muss dieser in der Regel in den Grundsatz eingerechnet werden, bevor Sie den Multiplikator anwenden. Lassen Sie ihn weg, zahlen Sie bei Überstunden jedes Mal ein wenig zu wenig – das summiert sich und kann zu Nachzahlungsproblemen führen.
Tägliche vs. wöchentliche Überstundenschwellen
Bei der Schwelle geht trotz bester Absichten am häufigsten etwas schief. Es gibt drei gängige Modelle, und welches Sie verwenden, verändert das Ergebnis komplett.
| Modell | Wann Überstunden beginnen | Beispielregel |
|---|---|---|
| Wöchentlich | Ab einer bestimmten Stundenzahl pro Woche | Mehr als 40 Stunden pro Woche |
| Täglich | Ab einer bestimmten Stundenzahl an einem einzelnen Tag | Mehr als 8 Stunden pro Tag |
| Beides | Sobald die erste Schwelle überschritten ist | Mehr als 8 pro Tag oder 40 pro Woche |
Bei einer wöchentlichen Schwelle spielt ein langer Dienstag für sich genommen keine Rolle. Entscheidend ist die Summe am Ende der Woche.
Bei einer täglichen Schwelle zählen die zusätzlichen Dienstagsstunden sofort als Überstunden, auch wenn die Wochensumme niedrig bleibt.
Gelten beide, berechnen Sie jede Variante und stellen dann sicher, dass Sie dieselbe Stunde nicht doppelt vergüten. Von Hand ist das wirklich knifflig – und genau deshalb gehört es in eine Software.
Wenn Sie das Thema Fairness im gesamten Team betrachten möchten: Unser Leitfaden, wie Sie Überstunden fair erfassen, geht neben der Rechnung auch auf Richtlinien und Einheitlichkeit ein.
Ein Rechenbeispiel mit echten Zahlen
Spielen wir eine komplette Woche für eine Mitarbeiterin namens Priya durch. Sie verdient 20 pro Stunde. Ihr Unternehmen verwendet eine wöchentliche Schwelle von 40 Stunden mit einem Multiplikator von 1.5 und keine Tagesregel.
So sieht ihre Woche aus:
| Tag | Gearbeitete Stunden |
|---|---|
| Montag | 8 |
| Dienstag | 10 |
| Mittwoch | 8 |
| Donnerstag | 9 |
| Freitag | 7 |
| Samstag | 4 |
| Gesamt | 46 |
Nun zur Berechnung.
- Gesamtstunden: 46.
- Reguläre Stunden: 40 (die Schwelle).
- Überstunden: 46 minus 40 = 6.
- Reguläre Vergütung: 40 x 20 = 800.
- Überstundenvergütung: 6 x 20 x 1.5 = 180.
- Bruttolohn für die Woche: 800 + 180 = 980.
Wie Sie sehen, haben weder der lange Dienstag noch die Samstagsschicht für sich allein Überstunden ausgelöst. Im Wochenmodell zählt nur, was über 40 Stunden hinausgeht.
Dieselbe Woche mit Tagesschwelle
Stellen Sie sich nun dieselben Stunden mit einer täglichen Schwelle von 8 Stunden und einem Multiplikator von 1.5 vor.
- Dienstag: 2 Überstunden (10 minus 8).
- Donnerstag: 1 Überstunde (9 minus 8).
- Alle anderen Tage: 8 Stunden oder weniger, also keine täglichen Überstunden.
- Überstunden gesamt: 3.
- Überstundenvergütung: 3 x 20 x 1.5 = 90.
- Reguläre Stunden: 46 minus 3 = 43, zu je 20 = 860.
- Bruttolohn: 860 + 90 = 950.
Gleiche Person, gleiche Stunden, zwei unterschiedliche Summen. Deshalb beginnt die Frage „Wie berechne ich die Überstundenvergütung?“ immer mit „Welche Schwelle gilt bei uns?“.
Typische Fehler bei Überstunden – und wie Sie sie vermeiden
Kleine Teams machen oft immer wieder dieselben Fehler. Achten Sie auf Folgendes:
- Falscher Grundsatz. Schichtzulagen oder anrechenbare Boni werden bei der Ermittlung des regulären Satzes vergessen.
- Täglich und wöchentlich verwechselt. Eine Wochenregel wird angewendet, obwohl in Ihrer Region die Tagesregel gilt – oder es wird doppelt gezählt, wenn beide gelten.
- Unbezahlte Pausen mitgezählt. Unbezahlte Essenspausen zählen in der Regel nicht zur Schwelle. Wenn Sie unsicher sind, was zählt, erklärt unser Beitrag, ob Pausen als Arbeitszeit gelten, die Details.
- Zu großzügiges Runden. Wer jede Schicht auf die volle Stunde abrundet, kürzt über einen Monat unbemerkt echte Vergütung.
- Alle Gehaltsempfänger als ausgenommen behandeln. Auch manche Mitarbeitende mit festem Gehalt haben Anspruch auf Überstundenvergütung. Gehen Sie nicht einfach davon aus.
- Sich aufs Gedächtnis verlassen. Die vereinzelte Samstagsschicht gerät leicht in Vergessenheit. Nicht erfasste Stunden sind unbezahlte Stunden.
Ein Hinweis zur Rechtslage
Überstundenregeln werden regional festgelegt und unterscheiden sich stark. Manche Länder definieren Überstunden pro Tag, andere pro Woche, und auch die Multiplikatoren variieren. Das Grundprinzip von Überstunden als Zuschlag für zusätzliche Stunden ist weit verbreitet, die Einzelheiten jedoch nicht.
Verstehen Sie alles hier als allgemeines Muster und prüfen Sie dann die genauen Regeln zu Schwelle, Multiplikator und Grundsatz, die für Ihr Team und Ihre Verträge gelten. Im Zweifel wenden Sie sich an eine lokale Beratung für Lohnabrechnung oder Recht. Dieser Artikel erklärt die Rechnung und ist keine Rechtsberatung.
So übernimmt Tickin die Überstunden für Sie
Dies ist der einzige Abschnitt, in dem wir über unser eigenes Produkt sprechen – denn gerade bei Überstunden zahlt sich Automatisierung wirklich aus.
Die Zeiterfassungssoftware von Tickin erfasst die Stunden, während Ihr Team ein- und ausstempelt, ob in Slack oder in der optionalen Desktop-App, mit Microsoft Teams im Scale-Tarif. Sie legen Ihre Schwelle einmal fest, täglich oder wöchentlich (wöchentlich im Scale-Tarif), zusammen mit Ihrem Multiplikator, und Tickin wendet sie in jedem Abrechnungszeitraum an, ohne dass jemand eine Tabelle neu aufbauen muss.
- Überstunden werden automatisch markiert, sobald die Stunden Ihre Schwelle überschreiten.
- Im Scale-Tarif werden Tages- und Wochenregeln gemeinsam berücksichtigt, sodass keine Stunde doppelt bezahlt wird.
- Die von Tickin berechneten Überstunden fließen direkt in die Gehaltsabrechnungen, sodass Sie keine Zahlen erneut eintippen müssen. Wenn Sie das interessiert, lesen Sie, wie wir Gehaltsabrechnungen automatisieren.
Die automatische Überstundenerkennung gibt es ab dem Starter-Tarif, sobald ein Admin sie einschaltet; die Vergütung über die Lohnabrechnung ist Teil von Growth. Den vollständigen Überblick finden Sie auf unserer Funktionsseite. Oder Sie starten kostenlos – der kostenlose Tarif umfasst bis zu 10 Mitarbeitende –, um Anwesenheit und Zeiterfassung einzurichten, und wechseln dann zu Starter, damit Überstunden automatisch erkannt werden, oder zu Growth, damit sie über die Lohnabrechnung vergütet werden.
Fazit
Überstunden sind nicht schwer, wenn Sie sie in ihre Bestandteile zerlegen. Ermitteln Sie den Stundensatz, wählen Sie die richtige Schwelle, wenden Sie den Multiplikator an und seien Sie ehrlich, was in den Grundsatz gehört. Machen Sie das konsequent, wird der Tag der Lohnabrechnung kein Ratespiel mehr.
Am wichtigsten ist es, zuerst zwei Dinge richtig aufzusetzen: Ihr Schwellenmodell und die Quelle Ihrer Stunden. Haben Sie das im Griff und die örtlichen Regeln geprüft, ergeben sich die Zahlen von selbst.
Schluss mit dem Tabellenkampf? Starten Sie kostenlos mit Tickin und lassen Sie die Stunden zählen. Lesen Sie anschließend, wie Sie Überstunden fair erfassen, damit Ihre Richtlinie so solide ist wie Ihre Rechnung.
Häufig gestellte Fragen
Wie hoch ist der übliche Überstundenmultiplikator?
Der gängigste Überstundenmultiplikator ist 1.5, im Englischen oft „time and a half“ genannt. In manchen Regionen oder Verträgen ist für bestimmte Stunden der doppelte Satz vorgeschrieben. Prüfen Sie daher immer, welche Regeln für Sie gelten.
Werden Überstunden täglich oder wöchentlich berechnet?
Das hängt davon ab, wo Sie tätig sind. Mancherorts zählen Überstunden ab einer bestimmten Stundenzahl pro Tag, anderswo ab einer wöchentlichen Schwelle, und manche Regelungen kombinieren beides. Prüfen Sie die örtlichen Vorschriften, bevor Sie eine Schwelle festlegen.
Zählen Pausen zu den Überstunden?
In der Regel zählt nur bezahlte Zeit bzw. Dienstzeit zur Schwelle. Unbezahlte Essenspausen sind meist ausgenommen, kurze Ruhepausen werden dagegen oft mitgezählt. Die Details unterscheiden sich je nach Rechtsordnung.
Wie berechne ich Überstunden für Mitarbeitende mit festem Gehalt?
Rechnen Sie das Gehalt zunächst in einen entsprechenden Stundensatz um, indem Sie die Vergütung durch die abgedeckten Stunden teilen. Wenden Sie dann den Überstundenmultiplikator auf die Stunden oberhalb der Schwelle an. Manche Gehaltspositionen sind komplett von Überstundenvergütung ausgenommen.
Was ist der häufigste Fehler bei Überstunden?
Schichtzulagen, Boni oder sonstige Zulagen werden nicht in den Grundsatz einbezogen, auf den der Multiplikator angewendet wird. Überstunden sind oft auf Basis eines regulären Satzes zu vergüten, der höher liegt als der reine Stundenlohn.
