Lohnabrechnungssoftware oder Lohnabrechnungsdienstleister: Was braucht Ihr Unternehmen?
Software berechnet den Lohn, ein Dienstleister zahlt ihn auch aus und meldet Steuern. Was beide leisten, was sie Sie an Zeit kosten und wie Sie wählen.
„Lohnabrechnung“ steht für zwei ganz unterschiedliche Dinge. Das eine ist ein Tool, das berechnet, was jede Person verdient. Das andere ist ein Unternehmen, das die Beschäftigten zusätzlich auszahlt und sich um die Steuerbehörden kümmert. Die Entscheidung zwischen beiden ist vor allem eine Frage, wer die letzten, riskantesten Schritte übernimmt.
Dieser Leitfaden erklärt klar und deutlich, was beide Varianten leisten, damit Sie entscheiden können, was Ihr Unternehmen braucht. Wenn Sie zuerst die Grundlagen kennenlernen möchten, beginnen Sie mit Was ist Lohnabrechnung?
Was zur Lohnabrechnung gehört
Jeder Abrechnungslauf besteht aus denselben Schritten:
- Daten sammeln: Stunden, Urlaub, Überstunden, Neueintritte und Austritte.
- Lohn berechnen: Bruttolohn, dann Abzüge, dann Nettolohn.
- Gehaltsabrechnungen erstellen, damit jede Person nachvollziehen kann, wie ihr Lohn zustande kommt.
- Mitarbeitende auszahlen: das Geld von Ihrem Konto auf deren Konto überweisen.
- Lohnsteuern abführen und melden – an die Steuerbehörden und fristgerecht.
- Unterlagen aufbewahren für Prüfungen und den Jahresabschluss.
Der Unterschied zwischen Software und Dienstleister liegt darin, welche dieser Schritte jemand anderes für Sie übernimmt.
Was Lohnabrechnungssoftware leistet
Lohnabrechnungssoftware übernimmt die Berechnung: die Schritte 1 bis 3 sowie die Unterlagen aus Schritt 6. Sie geben Stunden, Urlaub und Vergütungsregeln ein oder binden sie an, und die Software ermittelt für jede Person Bruttolohn, Abzüge und Nettolohn und erstellt eine Gehaltsabrechnung.
Was sie in der Regel nicht tut: Geld bewegen oder mit den Steuerbehörden kommunizieren. Sie zahlen Ihre Mitarbeitenden über Ihre Bank aus, und Sie oder Ihre Steuerberatung reichen die Meldungen ein.
Sie passt zu Ihnen, wenn:
- Sie eine Steuerberatung haben, die sich bereits um die Meldungen kümmert, oder Ihre steuerliche Situation einfach ist;
- Sie die Kontrolle über die Zahlen und den Zeitpunkt der Zahlungen behalten möchten;
- Sie niedrigere laufende Kosten wünschen, typischerweise ein Abo pro Mitarbeitendem.
Was ein Lohnabrechnungsdienstleister leistet
Ein Lohnabrechnungsdienstleister, oft als Full-Service-Lohnabrechnung angeboten, übernimmt die Berechnung und zusätzlich die Schritte 4 und 5: Er zahlt Ihre Mitarbeitenden aus, meist per Überweisung (Direct Deposit), behält die Lohnsteuern ein, führt sie ab und reicht die Meldungen fristgerecht ein. Viele stellen außerdem die Formulare zum Jahresende aus und kümmern sich um Registrierungen, wenn Sie in einem neuen Bundesstaat oder Land einstellen.
Manche gehen noch weiter. Eine Professional Employer Organization (PEO) wird für HR- und Benefit-Zwecke zum Mitarbeitgeber, und ein Employer of Record (EOR) stellt Personen in Ihrem Auftrag rechtlich an, häufig in anderen Ländern.
Er passt zu Ihnen, wenn:
- niemand im Unternehmen für Steuermeldungen und Fristen verantwortlich sein möchte;
- Sie Mitarbeitende in mehreren Bundesstaaten oder Ländern beschäftigen;
- eine verspätete oder fehlerhafte Meldung Sie teurer zu stehen käme als die Servicegebühr.
Im direkten Vergleich
| Schritt | Lohnabrechnungssoftware | Lohnabrechnungsdienstleister |
|---|---|---|
| Lohn und Abzüge berechnen | Ja | Ja |
| Gehaltsabrechnungen erstellen | Ja | Ja |
| Mitarbeitende auszahlen | Sie, über Ihre Bank | Der Dienstleister |
| Lohnsteuern abführen und melden | Sie oder Ihre Steuerberatung | Der Dienstleister |
| Formulare zum Jahresende | Meist Sie oder Ihre Steuerberatung | Meist der Dienstleister |
| Wer für Meldefehler verantwortlich ist | Sie | Geteilt, je nach Vertrag |
| Typische Kosten | Niedriger, pro Mitarbeitendem | Höher, pro Mitarbeitendem plus Grundgebühr |
Die entscheidenden Fragen
- Wer meldet die Lohnsteuern? Lautet die ehrliche Antwort „niemand, jedenfalls nicht zuverlässig“, wählen Sie einen Dienstleister oder behalten Sie eine Steuerberatung, die das übernimmt.
- An wie vielen Standorten beschäftigen Sie Mitarbeitende? Jeder Bundesstaat und jedes Land bringt zusätzliche Registrierungen und Regeln mit sich. Mit jedem neuen Standort macht sich ein Dienstleister schneller bezahlt.
- Wie viel Kontrolle möchten Sie? Mit Software können Sie jede Zahl prüfen und selbst bestimmen, wann Geld überwiesen wird. Ein Dienstleister arbeitet nach seinem eigenen Zeitplan.
- Wofür zahlen Sie bereits? Wenn eine Steuerberatung schon die Meldungen für Sie übernimmt, kann Software plus Steuerberatung günstiger sein als ein Full-Service-Angebot.
- Wo liegen Ihre Ausgangsdaten? Der Lohn ist nur so genau wie die Stunden, der Urlaub und die Überstunden, auf denen er beruht. Ganz gleich, wo die Lohnabrechnung läuft: Sie sollte diese Daten direkt aus dem System übernehmen, in dem sie erfasst werden – nicht aus einer abgetippten Tabelle.
Ein verbreiteter Mittelweg
Viele kleine Unternehmen kombinieren beides: Lohnabrechnungssoftware erstellt die Zahlen und Gehaltsabrechnungen aus den Stunden und dem Urlaub, die das Team ohnehin erfasst, eine Steuerberatung meldet auf dieser Grundlage die Steuern, und das Unternehmen zahlt die Mitarbeitenden über seine Bank aus. So bleiben die Kosten niedrig, ohne dass die Meldungen dem Zufall überlassen werden.
Wo Tickin ins Spiel kommt
Tickin ist Lohnabrechnungssoftware, kein Lohnabrechnungsdienstleister. Ab dem Growth-Tarif berechnet Tickin den Lohn jeder Person aus der Anwesenheit, dem Urlaub und den genehmigten Überstunden, die bereits in Ihrem Workspace erfasst sind. Ein Admin kann den Abrechnungslauf vor der Bestätigung in einer Vorschau prüfen, und jede bzw. jeder Mitarbeitende erhält eine aufgeschlüsselte Gehaltsabrechnung als PDF. Der Scale-Tarif ergänzt wöchentliche Auszahlung und Stundensätze.
Tickin enthält Einkommensteuer-Voreinstellungen für 17 Märkte als Ausgangspunkt, den ein Admin prüft und bestätigt. Sie decken den häufigsten Fall von Festangestellten ab, nicht jede einzelne Regel: Die US-Voreinstellung beispielsweise berücksichtigt nur die Bundeseinkommensteuer (federal income tax). Tickin zahlt keine Mitarbeitenden aus und meldet keine Steuern; die Auszahlung der Gehälter und das Einreichen der Meldungen bleiben bei Ihnen, Ihrer Bank oder Ihrer Steuerberatung.
Mehr dazu: Lohnabrechnung in Tickin, die Checkliste für die Lohnabrechnung sowie wie Lohnabzüge und Gehaltsabrechnungen funktionieren.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Lohnabrechnungssoftware und einem Lohnabrechnungsdienstleister?
Lohnabrechnungssoftware berechnet den Lohn und erstellt Gehaltsabrechnungen; die Auszahlung und die Steuermeldungen übernehmen Sie selbst oder Ihre Steuerberatung. Ein Lohnabrechnungsdienstleister, oft als Full-Service-Lohnabrechnung bezeichnet, erledigt diese letzten Schritte für Sie: Er überweist das Geld und reicht die Lohnsteuern und Steuererklärungen ein.
Braucht ein kleines Unternehmen einen Lohnabrechnungsdienstleister?
Nicht unbedingt. Wenn Sie nur wenige Mitarbeitende haben, eine Steuerberatung, die sich bereits um die Meldungen kümmert, und eine Bank, die die Zahlungen ausführt, kann Lohnabrechnungssoftware genügen. Beschäftigen Sie dagegen Personen in einem Land mit komplexen Lohnsteuermeldungen und es gibt niemanden, der diese übernimmt, lohnt sich meist ein Dienstleister oder eine Steuerberatung.
Was macht ein Full-Service-Anbieter für die Lohnabrechnung?
Er berechnet den Lohn, behält die Lohnsteuern ein und führt sie ab, reicht die erforderlichen Meldungen ein, zahlt Mitarbeitende per Überweisung (Direct Deposit) aus und stellt die Formulare zum Jahresende aus. Manche kümmern sich zusätzlich um Benefits oder um Registrierungen in neuen Bundesstaaten oder Ländern.
Ist Tickin ein Lohnabrechnungsdienstleister?
Nein. Tickin ist Lohnabrechnungssoftware: Ab dem Growth-Tarif berechnet Tickin den Lohn aus Anwesenheit, Urlaub und Überstunden und erstellt aufgeschlüsselte Gehaltsabrechnungen. Mitarbeitende auszahlen oder Steuern melden kann Tickin nicht; das bleibt bei Ihnen, Ihrer Bank oder Ihrer Steuerberatung.
Kann ich Lohnabrechnungssoftware und eine Steuerberatung kombinieren?
Ja, und viele kleine Unternehmen tun genau das. Die Software erstellt aus Ihren Daten genaue Lohnbeträge und Gehaltsabrechnungen; die Steuerberatung nutzt sie für die Meldungen, und Ihre Bank führt die Zahlungen aus.
Das Fazit
Lohnabrechnungssoftware berechnet den Lohn; ein Lohnabrechnungsdienstleister zahlt ihn zusätzlich aus und meldet die Steuern. Entscheiden Sie, wer für diese letzten beiden Schritte verantwortlich ist. Übernimmt das bereits jemand zuverlässig, reicht Software in der Regel aus. Gibt es niemanden dafür, investieren Sie in einen Dienstleister oder eine Steuerberatung – denn eine versäumte Meldung kostet mehr als beides.
