Was ist Lohnabrechnung? Bedeutung, Ablauf und wie ein Lohnabrechnungssystem funktioniert

Mit der Lohnabrechnung bezahlt ein Unternehmen seine Leute. Im Kern bedeutet das: ermitteln, was jede bzw. jeder Mitarbeitende in einem Abrechnungszeitraum verdient hat, abziehen, was abgezogen werden muss, den Rest auszahlen und alles dokumentieren. Jedes Unternehmen mit Mitarbeitenden macht eine Lohnabrechnung – ob mit einer Tabelle am letzten Freitag des Monats oder mit einem System, das den Großteil selbstständig erledigt.

Dieser Leitfaden erklärt, was Lohnabrechnung bedeutet, was in sie einfließt, welche Schritte ein Abrechnungslauf umfasst, was ein Lohnabrechnungssystem leistet, wofür ein Payroll-Manager verantwortlich ist und wie die Lohnabrechnung mit dem Rest von HR zusammenhängt.

Das Wichtigste in Kürze

• Lohnabrechnung (Payroll) ist der Prozess, Löhne und Gehälter zu berechnen, auszuzahlen und zu dokumentieren – und „Payroll“ ist zugleich das Wort für die Liste der Personen, die Sie bezahlen.
• Jeder Abrechnungslauf folgt demselben Weg: Stunden und Urlaub erfassen, Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn, Genehmigung, Auszahlung, Gehaltsabrechnungen, Dokumentation.
• Ein Lohnabrechnungssystem automatisiert die Berechnung und den Papierkram. Manche zahlen auch Löhne aus und reichen Steuern ein, viele aber nicht.
• Die meisten Fehler in der Lohnabrechnung entstehen schon vor der Berechnung – bei den Stunden, dem Urlaub und den Überstunden, die in sie einfließen.

Was Lohnabrechnung bedeutet

Der Begriff „Payroll“, im Deutschen meist mit Lohnabrechnung wiedergegeben, hat im Alltag zwei Bedeutungen. Als Prozess umfasst er alles, was zur Bezahlung von Mitarbeitenden gehört: die Berechnung des Lohns, die Anwendung der Abzüge, die Auszahlung und deren Dokumentation. Als Gegenstand bezeichnet die Payroll die Liste der Mitarbeitenden, die ein Unternehmen bezahlt, und im weiteren Sinne die Gesamtsumme, die es an sie auszahlt. „Wir haben zwölf Leute auf der Payroll“ und „die Payroll ist dieses Jahr gestiegen“ verwenden das Wort in diesem zweiten Sinn.

Wer fragt, was Lohnabrechnung ist, meint in der Praxis den Prozess. Er wiederholt sich in jedem Abrechnungszeitraum und muss sowohl korrekt sein, weil es um das Einkommen von Menschen geht, als auch pünktlich, weil Menschen ihre Finanzen um den Zahltag herum planen.

Was in die Lohnabrechnung einfließt

Jeder Abrechnungslauf arbeitet mit drei Arten von Daten.

Bezüge ergeben den Bruttolohn: Grundgehalt oder Stundenlohn für die geleisteten Stunden, dazu Überstunden, Zulagen, Boni und Provisionen. Bei Stunden- und Schichtkräften stammen die Stunden selbst aus der Zeiterfassung und den Anwesenheitsdaten – deshalb sind diese Aufzeichnungen so wichtig.

Abzüge werden vom Bruttolohn abgezogen. Manche sind gesetzlich vorgeschrieben, etwa der Lohnsteuereinbehalt und verpflichtende Sozial- oder Rentenbeiträge. Andere sind freiwillig, etwa zusätzliche Altersvorsorge, Versicherungsbeiträge oder die Rückzahlung eines Gehaltsvorschusses. Unser Leitfaden zu Abzügen in der Lohnabrechnung erklärt die Kategorien und die Reihenfolge, in der sie angewendet werden.

Unterlagen machen die Lohnabrechnung im Nachhinein belastbar: Wer hat wie viel für welchen Zeitraum bekommen, wie ist jeder Betrag zustande gekommen und wann wurde er genehmigt? Die Ausfertigung für die Mitarbeitenden ist die Gehaltsabrechnung.

Was nach den Abzügen übrig bleibt, ist der Nettolohn – der Betrag, den die Mitarbeitenden tatsächlich erhalten. Mit unserem kostenlosen Rechner für Lohnabzüge können Sie die Rechnung selbst ausprobieren.

Der Lohnabrechnungsprozess Schritt für Schritt

Egal, wie ein Unternehmen seine Lohnabrechnung organisiert – die Schritte sind immer dieselben.

1. Eingangsdaten sammeln. Geleistete Stunden, Anwesenheit, genehmigter Urlaub und genehmigte Überstunden für den Abrechnungszeitraum sowie alle Änderungen an der Vergütung, etwa eine Gehaltserhöhung, eine neue Zulage oder ein Neuzugang.
2. Bruttolohn berechnen. Grundvergütung für den Zeitraum plus Überstunden zum vereinbarten Satz plus alle sonstigen Bezüge.
3. Abzüge ermitteln. Steuereinbehalt, gesetzliche Beiträge und freiwillige Abzüge – in der richtigen Reihenfolge, denn manche mindern das zu versteuernde Einkommen, andere nicht.
4. Nettolohn bestimmen. Bruttolohn abzüglich sämtlicher Abzüge.
5. Prüfen und genehmigen. Jemand kontrolliert den Abrechnungslauf, bevor Geld fließt: Neuzugänge, Austritte, ungewöhnliche Überstunden und alles, was sich seit dem letzten Zeitraum geändert hat.
6. Mitarbeitende bezahlen. In der Regel per Banküberweisung am vereinbarten Zahltag.
7. Gehaltsabrechnungen versenden. Jede Person erhält eine detaillierte Aufstellung ihrer Vergütung für den Zeitraum.
8. Abführen und melden. Einbehaltene Steuern und Beiträge werden an die zuständigen Stellen abgeführt, und erforderliche Meldungen werden fristgerecht eingereicht.
9. Unterlagen aufbewahren. Jeder Abrechnungslauf wird gespeichert, damit er später geprüft, korrigiert oder auditiert werden kann.

In den Schritten eins bis fünf steckt die eigentliche Arbeit – und dort passieren auch die meisten Fehler. Mit einer Checkliste für die Lohnabrechnung erledigen Sie sie jedes Mal in derselben Reihenfolge.

Ein Lohnabrechnungssystem im Überblick

Ein Lohnabrechnungssystem ist die Software oder der Dienstleister, der diese Schritte ausführt. Unter der Haube erledigen die meisten Systeme dieselben Aufgaben:

• Vergütungsdaten der Mitarbeitenden: die Vergütungsgrundlage jeder Person (Gehalt, Stunden- oder Wochenlohn), Sätze, Zulagen und regelmäßige Abzüge.
• Abrechnungszeiträume: wöchentlich, alle zwei Wochen, zweimal im Monat oder monatlich – je nachdem, wie Sie bezahlen.
• Eingangsdaten: Stunden, Anwesenheit, Urlaub und Überstunden für den Zeitraum, idealerweise direkt aus der Quelle übernommen statt abgetippt.
• Regeln: Überstundensätze, Auswirkungen von Urlaub auf die Vergütung, Abzugsformeln und die Steuerregeln für jedes Land bzw. jede Region, in der Sie Löhne zahlen.
• Berechnung: Bruttolohn, jeder einzelne Abzug und Nettolohn für alle Mitarbeitenden.
• Genehmigung: ein Prüfschritt, bevor der Abrechnungslauf abgeschlossen wird.
• Ausgabe: Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeitenden sowie Berichte für das Unternehmen, die Steuerberatung und die zuständigen Behörden.

Am stärksten unterscheiden sich die Systeme darin, was nach der Berechnung passiert. Lohnabrechnungssoftware berechnet die Vergütung und erstellt Gehaltsabrechnungen und Berichte; Zahlungen und Meldungen erledigen Sie selbst oder über Ihre Steuerberatung. Ein Payroll-Dienstleister (ein Anbieter, der die Lohnabrechnung für Sie übernimmt) zahlt in der Regel auch Ihre Mitarbeitenden aus und meldet und zahlt Steuern in Ihrem Namen. Ein Employer of Record geht noch weiter und wird in Ländern, in denen Sie keine eigene Gesellschaft haben, zum rechtlichen Arbeitgeber. Zu wissen, welche dieser Varianten Sie brauchen, ist die erste Entscheidung bei der Auswahl – mehr dazu in Lohnabrechnungssoftware vs. Payroll-Dienstleister.

Was ein Payroll-Manager macht

In kleinen Unternehmen übernimmt oft die Gründerin bzw. der Gründer, das Office-Management oder eine externe Steuerberatung die Rolle des Payroll-Managers. In größeren Unternehmen ist es eine eigene Stelle. So oder so ist die Aufgabe dieselbe: dafür sorgen, dass alle korrekt und pünktlich bezahlt werden. Dazu gehört, die Vergütungsdaten der Mitarbeitenden aktuell zu halten, die Eingangsdaten für jeden Abrechnungslauf zu prüfen, die Ergebnisse zu kontrollieren und zu genehmigen, Korrekturen und Rückfragen zu bearbeiten, sicherzustellen, dass Abzüge fristgerecht abgeführt und gemeldet werden, und die Unterlagen in Ordnung zu halten.

Den Großteil seiner Zeit verbringt ein Payroll-Manager mit den Eingangsdaten, nicht mit der Berechnung: fehlenden Stunden hinterherlaufen, Urlaube bestätigen, Überstunden hinterfragen. Genau diesen Teil sollten Sie zuerst automatisieren. Die vollständige Rollenbeschreibung finden Sie unter Was macht ein Payroll-Manager?.

HR und Lohnabrechnung

HR und Lohnabrechnung sind zwei Hälften desselben Datensatzes. HR verantwortet das Beschäftigungsverhältnis: Verträge, Gehälter, Urlaubsregelungen, Arbeitszeiten und deren Änderungen im Lauf der Zeit. Die Lohnabrechnung macht aus den Teilen davon, die sich auf die Vergütung auswirken, Geld. Liegen beide in getrennten Tools, muss jemand die Informationen in jedem Abrechnungszeitraum von einem ins andere übertragen – und genau bei dieser Übergabe entstehen Fehler: eine Gehaltserhöhung, die nie in der Lohnabrechnung angekommen ist, ein genehmigter Urlaub, der nicht abgezogen wurde, geleistete Überstunden, die nicht bezahlt wurden.

Das ist das wichtigste Argument dafür, Zeiterfassung, Urlaub und Lohnabrechnung in einem System zu bündeln: Die Stunden und Urlaubstage, die die Lohnabrechnung braucht, sind bereits vorhanden, sodass nichts abgetippt werden muss.

Häufige Fehler in der Lohnabrechnung

• Stunden abtippen. Wer Stunden aus einer Tabelle oder einem separaten Zeiterfassungstool in die Lohnabrechnung überträgt, riskiert Tippfehler und vergessene Tage.
• Nicht genehmigte oder fehlende Überstunden. Überstunden, die ohne Genehmigung bezahlt oder geleistet und nie bezahlt werden, führen beide zu Streit. Unser Leitfaden zur Berechnung der Überstundenvergütung erklärt die Regeln.
• Urlaub, der nie in der Lohnabrechnung ankam. Unbezahlter Urlaub, der nicht abgezogen wird, oder bezahlter Urlaub, der abgezogen wird.
• Späte Änderungen. Ein neuer Satz oder eine neue Zulage, vereinbart nachdem der Abrechnungslauf bereits vorbereitet war.
• Keine Begründung dokumentiert. Ein Betrag, den einen Monat später niemand erklären kann, ist ein Betrag, den Sie nicht verteidigen können.

Wo Tickin ins Spiel kommt

Tickin ist Lohnabrechnungssoftware, kein Payroll-Dienstleister. Im Tarif Growth berechnet Tickin die Vergütung jeder Person aus den Anwesenheiten, Urlauben und genehmigten Überstunden, die bereits in Ihrem Workspace erfasst sind, wendet die Steuervorlage für Ihren Markt an (Tickin enthält Vorlagen für 17 Märkte) und schickt allen Mitarbeitenden eine detaillierte PDF-Gehaltsabrechnung, deren Erhalt sie bestätigen können. Ein Admin sieht sich jeden Abrechnungslauf in der Vorschau an und bestätigt ihn, bevor Gehaltsabrechnungen erstellt werden.

Steuern meldet Tickin nicht, und Mitarbeitende zahlt es auch nicht aus. Zahlungen und Meldungen bleiben bei Ihnen, Ihrer Bank oder Ihrer Steuerberatung. Wenn Sie Berechnung und Gehaltsabrechnungen auf Basis genau der Stunden erledigen möchten, die Ihr Team ohnehin stempelt, sehen Sie sich die Lohnabrechnung in Tickin an oder lesen Sie, wie Sie Gehaltsabrechnungen automatisieren.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Lohnabrechnung, einfach erklärt?

Lohnabrechnung ist der Prozess, mit dem Mitarbeitende für ihre Arbeit bezahlt werden: Man ermittelt, was jede Person in einem Abrechnungszeitraum verdient hat, zieht Steuern und andere Abzüge ab, zahlt den Nettobetrag aus und dokumentiert das Ganze. Der Begriff „Payroll“ bezeichnet außerdem die Liste der Personen, die ein Unternehmen bezahlt, sowie die Gesamtsumme, die es an sie auszahlt.

Welche Schritte umfasst der Lohnabrechnungsprozess?

Stunden, Anwesenheit, Urlaub und Überstunden für den Abrechnungszeitraum erfassen; den Bruttolohn berechnen; Abzüge und Steuereinbehalte ermitteln; den Nettolohn bestimmen; den Abrechnungslauf prüfen und genehmigen; die Mitarbeitenden bezahlen; Gehaltsabrechnungen versenden; einbehaltene Steuern und Beiträge abführen und erforderliche Meldungen einreichen; die Unterlagen aufbewahren.

Was macht ein Lohnabrechnungssystem?

Es speichert die Vergütungsdaten jeder bzw. jedes Mitarbeitenden, übernimmt Stunden, Urlaub und Überstunden für einen Abrechnungszeitraum, wendet die Vergütungs- und Abzugsregeln an, berechnet Brutto- und Nettolohn, leitet den Abrechnungslauf zur Genehmigung weiter, erstellt Gehaltsabrechnungen und dokumentiert jeden Lauf. Manche Systeme zahlen die Mitarbeitenden auch aus und reichen Steuern ein; andere überlassen das dem Arbeitgeber oder einem Dienstleister.

Was macht ein Payroll-Manager?

Ein Payroll-Manager sorgt dafür, dass alle korrekt und pünktlich bezahlt werden. Er hält die Vergütungsdaten der Mitarbeitenden aktuell, prüft die Eingangsdaten für jeden Abrechnungslauf, kontrolliert und genehmigt die Ergebnisse, kümmert sich um Korrekturen und Rückfragen, stellt sicher, dass Abzüge fristgerecht abgeführt und gemeldet werden, und hält die Lohnunterlagen in Ordnung.

Was ist der Unterschied zwischen HR und Lohnabrechnung?

HR kümmert sich um das Beschäftigungsverhältnis: Einstellung, Verträge, Urlaubsregelungen, Leistung und Personalakten. Die Lohnabrechnung macht aus den Teilen davon, die sich auf die Vergütung auswirken – etwa Gehalt, Stunden, Urlaub und Überstunden –, korrekte Zahlungen. Beide nutzen dieselben Daten, weshalb Fehler meist an der Schnittstelle zwischen ihnen entstehen.

Fazit

Die Lohnabrechnung besteht in jedem Zeitraum aus denselben wenigen Schritten: Eingangsdaten, Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn, Genehmigung, Auszahlung, Gehaltsabrechnungen und Dokumentation. Die Berechnung ist der einfache Teil. Schwierig ist es, saubere Stunden-, Urlaubs- und Überstundendaten rechtzeitig hineinzubekommen und jeden Betrag im Nachhinein erklären zu können. Wählen Sie ein System danach aus, wie gut es mit diesen Eingangsdaten umgeht, und klären Sie, ob Sie Software brauchen, die rechnet, oder einen Dienstleister, der auch auszahlt und meldet.