Dienstplanungssoftware: Ein Kaufratgeber für kleine Teams

Dienstplanungssoftware reicht von einer einfachen Liste, wer zu welchen Zeiten arbeitet, bis hin zu umfassenden Dienstplanern mit Schichttausch, offenen Schichten und Bedarfsprognosen. Die meisten kleinen Teams brauchen etwas dazwischen – und die richtige Wahl hängt weniger vom Tool ab als davon, wie Ihr Plan tatsächlich aussieht.

Dieser Ratgeber hilft Ihnen herauszufinden, was Sie brauchen, welche Funktionen für Ihre Art von Team wichtig sind, was Sie in einer Testphase prüfen sollten und wann Sie womöglich gar keine eigene Dienstplanungssoftware benötigen.

Beginnen Sie mit Ihrem Arbeitszeitmodell

Bevor Sie Tools vergleichen, beschreiben Sie Ihren Plan ehrlich. Die meisten Teams lassen sich einem von drei Modellen zuordnen.

Feste Arbeitszeiten. Alle arbeiten zu denselben Bürozeiten von Montag bis Freitag, mit gelegentlichen Ausnahmen. Sie brauchen vor allem einen Arbeitszeitplan, eine Urlaubsverwaltung und eine Möglichkeit, Stunden zu erfassen. Ein vollwertiges Dienstplanungstool ist oft mehr, als Sie benötigen.

Feste Schichten. Die Mitarbeitenden arbeiten in festen Schichten, die sich selten ändern: ein Frühteam, ein Spätteam, ein Nachtteam. Sie brauchen Schichten pro Person oder Abteilung, Unterstützung für Nachtschichten und eine einfache Möglichkeit, einzelne Tage zu ändern.

Rotierende oder wechselnde Schichten. Der Dienstplan ändert sich von Woche zu Woche, Mitarbeitende tauschen Schichten, und Vertretungen müssen rund um Urlaube und Verfügbarkeiten organisiert werden. Genau hier lohnt sich eine eigene Dienstplanungssoftware.

Unser Ratgeber zur Schichtplanung für kleine Teams behandelt die praktische Seite jedes Modells.

Funktionen, auf die es ankommt

Für jedes Team

• Arbeitszeiten pro Person oder Team, einschließlich Teilzeitmodellen und unterschiedlicher Arbeitstage.
• Urlaub im Plan, damit niemand eingeplant wird, der genehmigten Urlaub hat.
• Einmalige Änderungen an einem einzelnen Tag, ohne den gesamten Plan neu aufzusetzen.
• Benachrichtigungen bei Planänderungen – an einem Ort, an dem die Leute auch tatsächlich nachsehen.
• Mobiler Zugriff, um den Plan auch abseits des Schreibtischs einzusehen.
• Eine Verknüpfung mit den tatsächlichen Stunden, damit Sie geplante und geleistete Stunden vergleichen können. Warum sich beide unterscheiden, erklärt unser Beitrag zu Bürozeiten vs. Arbeitszeiten.

Für Teams im Schichtbetrieb

• Nachtschichten, die über Mitternacht hinweg korrekt gezählt werden.
• Erstellung von Dienstplänen, idealerweise aus Vorlagen oder wiederkehrenden Mustern.
• Schichttausch zwischen Mitarbeitenden, mit Genehmigung durch die Führungskraft.
• Offene Schichten, die qualifizierte Mitarbeitende übernehmen können.
• Verfügbarkeiten, damit Mitarbeitende angeben können, wann sie nicht arbeiten können.
• Transparenz über Personalkosten schon beim Erstellen des Dienstplans.

Für verteilte Teams

• Zeitzonen pro Person, damit ein Plan überall dasselbe bedeutet. Die Details finden Sie in unserem Ratgeber zum Einrichten von Arbeitszeitplänen für verteilte Teams.

Fragen für die Testphase

1. Kann ich unseren echten Plan – einschließlich unserer kniffligen Sonderfälle – in weniger als einer Stunde einrichten?
2. Was passiert mit dem Plan, wenn der Urlaub einer Person genehmigt wird?
3. Wie erfahren die Mitarbeitenden von einer Änderung, und wie schnell?
4. Kann eine Führungskraft einen einzelnen Tag ändern, ohne den Rest der Woche anzufassen?
5. Wie werden Nachtschichten bei der Stundenberechnung gezählt?
6. Falls wir später Schichttausch oder offene Schichten brauchen: In welchem Tarif sind sie enthalten?
7. Können wir den Plan und die geleisteten Stunden exportieren?

Preisfallen, auf die Sie achten sollten

• Preis pro Nutzer bei Ihrer tatsächlichen Teamgröße. Ein niedriger Einstiegspreis sieht bei 25 Personen schnell anders aus.
• Auf mehrere Tarife verteilte Funktionen. Dienstpläne, Integrationen und Reporting stecken oft in höheren Tarifen.
• Mindestanzahl an Lizenzen oder ausschließlich jährliche Abrechnung.
• Add-ons für Dinge, die Sie für selbstverständlich hielten, etwa mobiles Einstempeln oder den Export für die Lohnabrechnung.

Wann Sie womöglich keine Dienstplanungssoftware brauchen

Wenn Ihr Team feste Arbeitszeiten oder feste Schichten hat, deckt ein Arbeitszeitplan in Ihrem Zeiterfassungstool womöglich alles ab: wer wann arbeiten sollte, wer im Urlaub ist und wie viele Stunden tatsächlich gearbeitet wurden. Ein separates Dienstplanungstool bedeutet ein weiteres Login, eine weitere Stelle, an der Daten auseinanderlaufen können, und eine weitere Rechnung. Wenn Sie Schichten noch auf Papier planen, ist unsere Vorlage für Schichtpläne ein kostenloser Einstieg.

Wo Tickin ins Bild passt

Tickin ist ein Tool für Zeiterfassung, Anwesenheit und Urlaub, das die Planung fester Arbeitszeiten und fester Schichten umfasst. Ein Dienstplaner ist es nicht.

Was Tickin kann:

• Ein Arbeitszeitplan in jedem Tarif: Bürozeiten, tägliche Arbeitszeiten und Arbeitstage für den Workspace.
• Schichten ab dem Growth-Tarif: eine aktive Schicht pro Mitarbeitendem oder eine Schicht für eine ganze Abteilung, jeweils mit eigenen Arbeitstagen. Nachtschichten, etwa von 22:00 bis 06:00, werden unterstützt.
• Änderungen an einzelnen Tagen: Admins – und Teamleitungen für ihr eigenes Team – können ab dem Growth-Tarif die Arbeitszeiten eines Tages ändern, einen Tag als Arbeitstag oder freien Tag markieren oder eine abweichende Pause festlegen. Überschneidet sich eine Änderung mit dem genehmigten Urlaub einer Person, wird sie gebeten, die Änderung zu bestätigen.
• Plan mit Stunden verknüpft: Einstempelvorgänge über Slack, das Web oder die optionale Desktop App (und Microsoft Teams im Scale-Tarif) werden am Plan gemessen – so richten sich geleistete Stunden, Überstunden und, wenn Sie die Erfassung mit Kulanzzeit aktivieren, auch Verspätungen danach.

Was Tickin nicht kann: rotierende Dienstpläne erstellen, Schichttausch abwickeln, offene Schichten anbieten oder Vertretungen anhand von Verfügbarkeiten planen. Wenn Ihr Plan das erfordert, ist ein spezielles Dienstplanungstool die bessere Wahl – und Tickin können Sie für Anwesenheit, Urlaub und Lohnabrechnung trotzdem parallel nutzen.

Mehr dazu unter Schichtplanung in Tickin. Sobald die Stunden erfasst sind, erklärt unser Ratgeber Arbeitsstunden berechnen, wie Sie daraus vergütungsfähige Zeit machen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Dienstplanungssoftware?

Software, die plant, wer wann arbeitet. Im einfachsten Fall hinterlegt sie die Arbeitszeiten jeder Person; umfangreichere Tools erstellen rotierende Dienstpläne, lassen Mitarbeitende Schichten tauschen oder übernehmen, berücksichtigen Urlaub und Verfügbarkeiten und verknüpfen den Plan mit dem Einstempeln und der Vergütung.

Brauchen kleine Unternehmen Dienstplanungssoftware?

Nicht immer. Wenn alle zu denselben Bürozeiten arbeiten, reicht oft ein Arbeitszeitplan in Ihrem Zeiterfassungstool. Eine eigene Dienstplanungssoftware lohnt sich, wenn sich die Schichten von Woche zu Woche ändern, Vertretungen rund um Urlaube organisiert werden müssen oder Mitarbeitende regelmäßig Schichten tauschen.

Welche Funktionen sollte Dienstplanungssoftware haben?

Das hängt von Ihrem Arbeitszeitmodell ab, aber die meisten Teams brauchen: Schichten und Arbeitszeiten pro Person, einen Überblick über Urlaube, Benachrichtigungen bei Planänderungen, mobilen Zugriff und eine Verknüpfung zwischen Plan und tatsächlich geleisteten Stunden. Teams im Schichtbetrieb brauchen zusätzlich Dienstpläne, Schichttausch und offene Schichten.

Was kostet Dienstplanungssoftware?

Die meisten Tools berechnen einen Preis pro Nutzer und Monat, oft mit einem kostenlosen Tarif für kleine Teams und höheren Tarifen für Funktionen wie Dienstpläne, Integrationen oder Reporting. Vergleichen Sie den Preis für Ihre tatsächliche Teamgröße und prüfen Sie, welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind.

Ist Tickin eine Dienstplanungssoftware?

Teilweise. Ab dem Growth-Tarif weist Tickin jeder Person oder Abteilung eine Schicht zu, unterstützt Nachtschichten und lässt Admins und Teamleitungen einzelne Tage ändern. Rotierende Dienstpläne, Schichttausch oder offene Schichten bietet Tickin nicht – Teams, die das brauchen, sollten ein spezielles Dienstplanungstool nutzen.

Das Fazit

Wählen Sie Dienstplanungssoftware nach Ihrem Arbeitszeitmodell aus, nicht nach der längsten Funktionsliste. Feste Arbeitszeiten brauchen selten ein eigenes Tool; feste Schichten brauchen Schichten, Unterstützung für Nachtschichten und einfache Änderungen an einzelnen Tagen; rotierende Schichten brauchen Dienstpläne, Schichttausch und offene Schichten. Testen Sie in der Testphase Ihre echten, kniffligen Fälle und kalkulieren Sie den Preis für Ihre tatsächliche Teamgröße.