Anwesenheitserfassung in Microsoft Teams: Einstempeln, wo Ihr Team ohnehin arbeitet

Wenn Ihr Team den ganzen Tag in Microsoft Teams verbringt, ist es lästig, nur zum Stempeln eine separate App öffnen zu müssen – und das mag niemand. Die gute Nachricht: Sie können die Anwesenheitserfassung genau in das Fenster holen, in dem ohnehin schon Stand-ups, Direktnachrichten und Projektabsprachen stattfinden. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick, wie die Anwesenheitserfassung funktioniert, wenn Microsoft Teams Ihre zentrale Arbeitsumgebung ist, was Sie direkt mitbringen – und wie der tägliche Abwesenheitsbericht alle auf dem Laufenden hält, wer fehlt.

Einstempeln, ohne den Chat zu verlassen

Herzstück der Anwesenheitserfassung in Teams ist der Tickin-Bot. Sobald er mit Ihrem Workspace verbunden ist, können Mitarbeitende ihren gesamten Arbeitstag über eine Teams-Nachricht steuern:

• Einstempeln zu Arbeitsbeginn
• Ausstempeln zum Feierabend
• Pausen beginnen und beenden
• Den aktuellen Status prüfen, wenn sie unsicher sind, ob sie eingestempelt sind
• Urlaub beantragen

Kein Kontextwechsel, kein zweiter Tab. Wer aus der Mittagspause kommt, sagt dem Bot einfach Bescheid, dass er zurück ist – und der Eintrag wird aktualisiert. Wer einen freien Tag braucht, beantragt den Urlaub an derselben Stelle, an der er auch seiner Führungskraft schreibt. Da die Aktionen über den Bot laufen, landen sie im selben Anwesenheitsdatensatz, auf den auch der Rest des Produkts zugreift. Nichts bleibt also im Chat hängen.

Das ist derselbe Gedanke, den wir auch beim Thema Anwesenheitserfassung für Remote-Teams beschreiben: Holen Sie die Menschen dort ab, wo sie ohnehin schon sind, statt ihrer Morgenroutine eine weitere Station hinzuzufügen.

Verspätungshinweise für Führungskräfte

Zu wissen, wer sich verspätet, ist einer der unauffälligeren, aber besonders nützlichen Aspekte der Anwesenheitserfassung. Wenn Sie eine Toleranzzeit aktivieren, können Führungskräfte automatisch einen Hinweis auf Verspätungen erhalten.

Einige Details sorgen dafür, dass diese Hinweise hilfreich statt störend sind:

• Benachrichtigungen gehen an die Plattform, die Sie verbunden und ausgewählt haben – Slack oder Teams. So müssen Sie nicht zwei Kanäle für dasselbe Signal im Blick behalten.
• Verspätungen werden in der Zeitzone Ihres Workspace ausgewertet – das ist entscheidend, sobald Ihre Mitarbeitenden an mehr als einem Ort arbeiten.
• Hinweise werden nur an Arbeitstagen ausgelöst, niemand wird also an einem Samstag angepingt.
• Feiertage werden übersprungen, sodass ein freier Tag nie wie eine Verspätung aussieht.
• Sie erhalten höchstens einen Hinweis pro Mitarbeitendem und Arbeitstag. So bleibt der Kanal ruhig, selbst wenn sich jemand mehrmals ein- und ausstempelt.

Das Ergebnis: ein Hinweis genau dann, wenn er wirklich weiterhilft – ohne dass Ihr Führungskanal in einer Flut von Benachrichtigungen untergeht.

Ein Live-Aktivitätsfeed in einem Teams-Kanal

Neben den einzelnen Aktionen können Sie einen Live-Feed der Ein- und Ausstempelvorgänge in einem Teams-Kanal veröffentlichen. Sobald Mitarbeitende ihren Arbeitstag beginnen oder beenden, erscheinen diese Ereignisse im Kanal Ihrer Wahl.

Das ist praktisch, um ein gemeinsames Gefühl dafür zu bekommen, wer gerade arbeitet und wann sich der Tag dem Ende neigt – vor allem für verteilte Teams, die sich nie persönlich beim Arbeitsbeginn sehen. Es ist ein leichtgewichtiger Puls, kein formeller Bericht, und er läuft direkt neben Ihren normalen Teamgesprächen.

Wo das Gesamtbild liegt: das Webportal

Der Teams-Bot ist für Mitarbeitende die Eingangstür, die vollständige Anwesenheitsübersicht befindet sich jedoch im Webportal. Dort sehen Admins und Teamleitungen die Anwesenheit, und dieselben Anwesenheitsdaten erfüllen nachgelagert eine wichtige Aufgabe:

• Sie fließen in die Monatsstunden ein.
• Sie fließen in die Lohnabrechnung ein.

Das Einstempeln in Teams ist also nicht bloß eine Chatnachricht, die wieder verschwindet. Es wird zu geleisteten Arbeitsstunden zusammengefasst und schlägt sich letztlich darin nieder, was Ihre Mitarbeitenden verdienen. Genau diese Verbindung ist der eigentliche Sinn der Anwesenheitserfassung – und der Grund, warum die Aktionen in Teams und das Portal zwei Ansichten desselben Datensatzes sind und keine getrennten Systeme.

Wenn Sie sich einen umfassenderen Überblick verschaffen möchten, womit die Anwesenheit alles zusammenhängt, ist die Funktionsübersicht ein guter Ausgangspunkt.

Ein geplanter Bericht, wer fehlt

Der Live-Feed zeigt dem Kanal, wer sich gerade einstempelt. Daneben veröffentlicht Tickin einmal täglich den automatisierten Bericht „Daily Leave and WFH“ im selben Teams-Kanal: eine Adaptive Card, die auflistet, wer im Urlaub ist und wer im Homeoffice arbeitet – so wundert sich beim morgendlichen Stand-up niemand über einen leeren Platz.

Der Bericht erscheint an Arbeitstagen zu der Uhrzeit, die ein Admin festlegt, in der Zeitzone Ihres Workspace. Unter „Integrations“ im Webportal kann ein Admin ihn abschalten oder einen Testbericht senden.

Für alles, was über den heutigen Tag hinausgeht, sehen Admins und Teamleitungen die Anwesenheit vollständig im Webportal.

Wenn Sie die beiden Chat-Plattformen gegeneinander abwägen, zeigt unser Vergleich Slack vs. Microsoft Teams für die Anwesenheitserfassung, was jede Plattform heute leistet – damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können.

Einrichtung und Verfügbarkeit

Die Anwesenheitserfassung in Microsoft Teams wird pro Tenant auf Basis eines Azure Bot eingerichtet und ist im Tarif Scale verfügbar. In der Praxis bedeutet das: Ihr Workspace verbindet seinen eigenen Azure Bot. Sobald dieser registriert und verbunden ist, kann sich Ihr Team einstempeln, Verspätungshinweise erhalten und einen Live-Aktivitätsfeed in einem Teams-Kanal veröffentlichen.

Mehr zum Funktionsumfang erfahren Sie auf der Seite zur Microsoft-Teams-Funktion. Da die Einrichtung pro Tenant erfolgt, ist die Verbindung auf Ihren Workspace beschränkt und wird nicht geteilt – so bleiben Ihre Anwesenheitsdaten in Ihrer Organisation.

Das Wichtigste im Überblick

Wenn Ihr Team seinen Arbeitstag in Microsoft Teams verbringt, sollte auch die Anwesenheitserfassung dort stattfinden. Mit dem Bot stempeln sich Mitarbeitende direkt im Chat ein und aus, machen Pausen, prüfen ihren Status und beantragen Urlaub. Führungskräfte erhalten bei aktivierter Toleranzzeit unaufdringliche, gezielte Verspätungshinweise. Ein Live-Feed hält alle locker darüber auf dem Laufenden, wer gerade arbeitet. Und im Hintergrund bietet das Webportal Admins und Teamleitungen die vollständige Übersicht, während dieselben Daten in die Monatsstunden und die Lohnabrechnung einfließen.

Zusammen mit dem täglichen Bericht, wer fehlt, wird die Anwesenheitserfassung in Teams zu einer reibungslosen Möglichkeit, die Stunden zu erfassen, die Ihr Team ohnehin leistet – ohne ein zweites Tool.

Häufig gestellte Fragen

Können sich Mitarbeitende direkt in Microsoft Teams ein- und ausstempeln?

Ja. Sobald der Tickin-Bot für Teams verbunden ist, können sich Mitarbeitende einstempeln, ausstempeln, Pausen machen, ihren aktuellen Status abrufen und Urlaub beantragen, ohne Teams zu verlassen. Jede Aktion fließt direkt in denselben Anwesenheitsdatensatz, den auch das Webportal nutzt.

Werden Führungskräfte in Teams benachrichtigt, wenn jemand zu spät kommt?

Ja, sofern Sie eine Toleranzzeit aktivieren. Hinweise auf Verspätungen gehen an die Plattform, die Sie verbunden und ausgewählt haben – Slack oder Teams. Sie werden in der Zeitzone Ihres Workspace ausgewertet, nur an Arbeitstagen ausgelöst, an Feiertagen ausgesetzt und sind auf einen Hinweis pro Mitarbeitendem und Arbeitstag begrenzt.

Gibt es in Microsoft Teams einen geplanten täglichen Anwesenheitsbericht?

Ja, für die Frage, wer fehlt: Der automatisierte Bericht „Daily Leave and WFH“ wird einmal täglich an Arbeitstagen zu der Uhrzeit, die ein Admin festlegt, in Ihrem Teams-Kanal gepostet. Ein- und Ausstempelvorgänge erscheinen live im Kanal, und für die vollständige Anwesenheitshistorie nutzen Admins und Teamleitungen das Webportal.

Wie richte ich die Anwesenheitserfassung in Microsoft Teams ein?

Die Anwesenheitserfassung in Teams wird pro Tenant über einen Azure Bot eingerichtet und ist im Tarif Scale verfügbar. Sobald Ihr Azure Bot registriert und verbunden ist, kann sich Ihr Workspace einstempeln, Verspätungshinweise erhalten und einen Live-Aktivitätsfeed in einem Teams-Kanal veröffentlichen.