Abwesenheitsmanagement in Microsoft Teams: Urlaub beantragen und genehmigen, ohne den Chat zu verlassen

Urlaubsanträge gehen gern verloren. Jemand schreibt der Führungskraft eine Nachricht, die will es später eintragen – und am Monatsende weiß niemand mehr genau, wer wann gefehlt hat und warum die Stunden nicht aufgehen. Wenn Ihr Team ohnehin den ganzen Tag in Microsoft Teams arbeitet, liegt die Lösung auf der Hand: den gesamten Antrags- und Genehmigungsprozess genau dort abwickeln, im Tool, das alle sowieso geöffnet haben.

Tickin bringt das Abwesenheitsmanagement in Microsoft Teams, sodass Mitarbeitende Urlaub beantragen und Genehmigende entscheiden können, ohne die App zu wechseln. Hier erfahren Sie, wie das funktioniert und was dabei im Hintergrund passiert.

Urlaub beantragen, ohne den Chat zu verlassen

Mitarbeitende starten einen Urlaubsantrag direkt in Microsoft Teams. Sie wählen die Abwesenheitsart, legen die Daten fest und schicken den Antrag ab. Mehr ist auf ihrer Seite nicht zu tun. Kein Portal-Login, kein separates Formular, das man erst suchen muss, kein Warten, bis man wieder am Schreibtisch sitzt.

Weil der Antrag dort entsteht, wo ohnehin gearbeitet wird, wird er tatsächlich in dem Moment gestellt, in dem man daran denkt. Diese kleine Veränderung beseitigt den Großteil der Reibung, durch die Abwesenheiten gar nicht erst erfasst werden – und genau das ist die Ursache für fast jedes „Moment, warst du letzten Dienstag eigentlich da?“-Gespräch.

Die Abwesenheitsarten, die Sie wirklich brauchen

Tickin unterstützt die Abwesenheitskategorien, die die meisten Teams benötigen, und jede davon durchläuft in Teams denselben Ablauf:

• Jahresurlaub
• Krankheit
• Kurzfristiger Urlaub (Casual Leave)
• Homeoffice
• Vaterschaftsurlaub
• Mutterschaftsurlaub

Dass Homeoffice im selben System wie Urlaub verwaltet wird, ist wichtiger, als es auf den ersten Blick scheint. Ein Homeoffice-Tag ist kein freier Tag, aber Führungskräfte möchten trotzdem den Überblick darüber haben, und er sollte sich in Ihren Daten widerspiegeln. Läuft er über denselben Antragsweg, haben Sie einen einheitlichen Ort, an dem Sie sehen, wer abwesend ist, wer remote arbeitet und wer im Büro sitzt.

Genehmigende entscheiden per interaktiver Karte

Geht ein Antrag ein, erhält die genehmigende Person eine interaktive Karte in Microsoft Teams. Die Karte enthält die Details des Antrags und direkt darauf Schaltflächen zum Genehmigen oder Ablehnen. Es ist nicht nötig, ein anderes Tool zu öffnen, sich durch E-Mails zu wühlen oder daran zu denken, später noch zu reagieren.

Genau das hält Urlaubsanträge in Bewegung. Genehmigende sind meist viel beschäftigt, und jeder zusätzliche Schritt zwischen „Ich habe den Antrag bekommen“ und „Ich habe entschieden“ ist eine Gelegenheit, dass er liegen bleibt. Eine Schaltfläche zum Genehmigen oder Ablehnen direkt in einem Chat, den sie ohnehin lesen, sorgt dafür, dass Anträge im normalen Arbeitsfluss erledigt werden, statt sich zu stapeln.

Sobald die genehmigende Person reagiert hat, wird die antragstellende Person über das Ergebnis benachrichtigt. Ob genehmigt oder abgelehnt – Mitarbeitende erfahren es, ohne jemandem hinterherlaufen oder eine Seite neu laden zu müssen. Der Kreis schließt sich von selbst.

Salden werden mitgeführt

Jeder Urlaubsantrag wird mit einem Saldo verrechnet, und Tickin führt diese Salden für Sie. Wird ein Urlaub genehmigt, spiegelt sich das im entsprechenden Saldo wider. Mitarbeitende und Genehmigende arbeiten also mit echten Zahlen statt mit Schätzungen, und niemand muss eine private Tabelle führen, wer noch wie viele Tage übrig hat.

Erfasste Salden machen auch Ablehnungen fairer und nachvollziehbarer. Kann ein Antrag nicht genehmigt werden, beruht die Entscheidung auf dem tatsächlichen Urlaubsstand der Person – und nicht auf einer vagen Erinnerung daran, wie viel sie dieses Jahr schon genommen hat.

Urlaub ist mit Anwesenheit und Sollstunden verknüpft

Ein Urlaubsantrag ist kein isoliertes Ereignis. In Tickin wirkt sich genehmigter Urlaub auf die Anwesenheit und die monatlichen Sollstunden aus. Nimmt jemand einen genehmigten freien Tag, erscheint das also im Anwesenheitsbild der Person und fließt in die Frage ein, ob sie die für den Monat erwarteten Stunden erreicht hat.

Diese Verknüpfung sorgt dafür, dass Ihr Reporting stimmt. Ohne sie entsteht die klassische Unstimmigkeit: Der Anwesenheitsbericht zeigt eine Lücke, der Urlaub war tatsächlich genehmigt, und jemand muss beides manuell abgleichen. Da Antrag, Genehmigung, Saldo und Anwesenheitsansicht zum selben System gehören, wirkt sich eine Genehmigung in Teams überall dort aus, wo sie gebraucht wird. Sie müssen im Nachhinein keine getrennten Datensätze zusammenflicken.

Wenn Sie ein kleineres Team führen und sehen möchten, wie das in diesem Maßstab aussieht, zeigt unser Leitfaden zum Abwesenheitsmanagement für kleine Teams, wie Sie den Alltag einfach halten.

So fügt es sich in Ihr Microsoft-Teams-Setup ein

Das Abwesenheitsmanagement in Teams ist Teil der umfassenderen Microsoft-Teams-Funktion von Tickin. Die Integration läuft über einen eigenen Azure Bot pro Tenant – Ihr Workspace erhält also seinen eigenen Bot, statt ihn mit allen anderen zu teilen. Verfügbar ist das im Scale-Tarif.

Die Einrichtung erfolgt einmalig auf Workspace-Ebene. Danach nutzen alle Mitarbeitenden und Genehmigenden die Funktion ganz selbstverständlich als Teil ihres Teams-Alltags. Einzelne Teammitglieder müssen nichts installieren oder konfigurieren.

Ein täglicher Bericht, wer fehlt

Genehmigter Urlaub bleibt nicht im Chat der genehmigenden Person. Tickins geplanter täglicher Abwesenheits- und Homeoffice-Bericht (Daily Leave and WFH report) gibt Führungskräften jeden Morgen einen Überblick, wer abwesend ist und wer remote arbeitet – als Adaptive Card in Ihrem Teams-Kanal, einmal täglich an Arbeitstagen zu der Uhrzeit, die ein Admin festlegt.

Teams deckt damit beide Seiten ab: den interaktiven Ablauf – Urlaub beantragen und per Karte genehmigen – und die tägliche Übersicht, wer fehlt. Unser Beitrag zur Automatisierung Ihres täglichen Abwesenheits- und Homeoffice-Berichts, was dieser Bericht leistet und wie Teams ihn nutzen. Und falls ein Teil Ihres Unternehmens in Slack statt in Teams arbeitet, finden Sie denselben Antrags- und Genehmigungsablauf unter Abwesenheitsmanagement in Slack.

Warum das besser ist als Nachricht schicken und hoffen

Viele Teams „verwalten“ Urlaub, indem sie eine Nachricht schicken und hoffen, dass sie irgendwo eingetragen wird. Das funktioniert – bis es eben nicht mehr funktioniert, meist bei der Lohnabrechnung oder wenn zwei Personen dieselbe Woche frei nehmen und es niemand bemerkt hat.

Wenn Antrag und Genehmigung in Microsoft Teams stattfinden, bleibt der Komfort des Chattens erhalten, und es kommt hinzu, was bisher gefehlt hat: ein echter Datensatz, ein erfasster Saldo, eine klare Genehmigung oder Ablehnung, eine automatische Benachrichtigung und die Verknüpfung mit Anwesenheit und Sollstunden. Niemand muss seine gewohnte Arbeitsweise ändern – und trotzdem verschwindet das Chaos.

Häufig gestellte Fragen

Können Mitarbeitende Urlaub direkt in Microsoft Teams beantragen?

Ja. Mitarbeitende stellen ihren Urlaubsantrag direkt in Microsoft Teams und wählen dabei die Abwesenheitsart und die Daten aus. Der Antrag geht an die zuständige genehmigende Person, ohne dass jemand ein separates Portal öffnen muss.

Welche Abwesenheitsarten werden in Teams unterstützt?

Sie können Jahresurlaub, Krankheit, kurzfristigen Urlaub (Casual Leave), Homeoffice, Vaterschaftsurlaub und Mutterschaftsurlaub beantragen. Jede Art durchläuft denselben Antrags- und Genehmigungsprozess und wird mit einem eigenen, erfassten Saldo verrechnet.

Wie reagieren Genehmigende in Teams auf einen Urlaubsantrag?

Genehmigende sehen in Teams eine interaktive Karte mit den Details des Antrags und können ihn direkt dort genehmigen oder ablehnen. Die antragstellende Person wird anschließend automatisch über das Ergebnis benachrichtigt.

Wirkt sich über Teams genommener Urlaub auf Anwesenheit und Sollstunden aus?

Ja. Genehmigter Urlaub fließt in die Anwesenheitsdaten und die monatlichen Sollstunden ein, und die Salden werden entsprechend aktualisiert. So bleibt Ihr Reporting konsistent – ganz gleich, wo der Antrag gestellt wurde.