Projektzeiterfassung: Stunden nach Projekt und Aufgabe erfassen
Wie Projektzeiterfassung funktioniert, warum sie mehr bringt als ein Stundenzettel und wie Sie Zeit auf Projekte und Aufgaben buchen, ohne Ihr Team zu bremsen.
Eine Agenturgründerin, die ich kenne, hat jedes Projekt auf die gleiche Weise kalkuliert: nach Bauchgefühl, plus ein kleiner Aufschlag. Manche Aufträge waren enorm profitabel, andere haben still und leise Geld verloren, und sie hatte keine Ahnung, welche welche waren. Ihr Team erfasste Stunden, die Lohnabrechnung stimmte also. Aber niemand erfasste, wofür die Stunden aufgewendet wurden. Als ein Kunde fragte, warum eine „kleine“ Änderung so viel kostete, hatte sie einen Stundenzettel voller Summen und nichts, worauf sie verweisen konnte.
Genau diese Lücke schließt die Projektzeiterfassung. Sie macht den Unterschied zwischen dem Wissen, dass Ihr Team 40 Stunden gearbeitet hat, und dem Wissen, dass aus diesen 40 Stunden zwei profitable Projekte wurden und eines, das seine eigene Marge aufgezehrt hat.
Das Wichtigste in Kürze
- Projektzeiterfassung ordnet geleistete Stunden einem bestimmten Projekt oder einer Aufgabe zu und nicht nur dem Tag.
- Aus Anwesenheitsdaten werden so Zahlen, mit denen Sie abrechnen, budgetieren und kalkulieren können.
- Am wichtigsten ist sie für Teams, die stundenweise abrechnen, Festpreisangebote erstellen oder wissen wollen, welche Projekte tatsächlich Geld einbringen.
- Halten Sie das Erfassen schnell, sonst macht es niemand. Das beste System erfasst Projektzeit ganz nebenbei beim Einstempeln.
Was Projektzeiterfassung zusätzlich leistet
Ein klassischer Stundenzettel beantwortet eine Frage: Wie lange hat jemand gearbeitet? Für Lohnabrechnung und Anwesenheit reicht das. Er kann Ihnen aber nicht sagen, wohin die Zeit geflossen ist. Und genau diese Frage steuert ein Dienstleistungsunternehmen.
Projektzeiterfassung ergänzt diese fehlende Dimension. Jeder Block geleisteter Arbeitszeit wird einem Projekt zugeordnet, oft auch einer Aufgabe darin. So sind Ihre Stunden nicht mehr bloß eine einzelne Zahl, sondern eine Landkarte. Jetzt können Sie Fragen beantworten, die ein einfacher Stundenzettel nie beantworten könnte:
- Welches Projekt hat diesen Monat die meisten Stunden verbraucht?
- Liegen wir im Budget, das wir dem Kunden genannt haben?
- Was hat uns die „schnelle“ Überarbeitung tatsächlich gekostet?
- Welche Kunden sind profitabel und welche fühlen sich nur nach viel Arbeit an?
Nichts davon zeigt sich in einer Summe. All das wird sichtbar, sobald Stunden der Arbeit zugeordnet werden.
Stundenzettel vs. Projektzeiterfassung
| Einfacher Stundenzettel | Projektzeiterfassung | |
|---|---|---|
| Beantwortet | Wie lange wurde gearbeitet? | Woran wurde gearbeitet? |
| Geeignet für | Lohnabrechnung, Anwesenheit | Abrechnung, Budgetierung, Kalkulation |
| Ergebnis | Stunden pro Person | Stunden pro Projekt + Person |
| Wer sie braucht | Jedes Team | Teams, die nach Projekt abrechnen oder budgetieren |
Wenn Sie nur Ihre Mitarbeitenden bezahlen und die Anwesenheit dokumentieren müssen, reicht ein einfacher Stundenzettel. Beginnen Sie mit Zeiterfassung für kleine Unternehmen. Sobald Projektrentabilität, Kundenabrechnung oder Angebotskalkulation ins Spiel kommen, sind Sie über reine Summen hinausgewachsen. Wenn Sie vor der Wahl eines Tools sehen möchten, wohin eine Woche tatsächlich fließt, beginnen Sie mit einer kostenlosen Vorlage für ein Zeitprotokoll.
So gelingt es, ohne Ihr Team auszubremsen
Der Hauptgrund, warum Projektzeiterfassung scheitert, ist Reibung. Wenn das Erfassen bedeutet, die Arbeit zu unterbrechen und ein Formular auszufüllen, tragen die Leute alles am Freitag aus dem Gedächtnis nach. Und Freitagsdaten aus dem Gedächtnis sind Fiktion. Genauigkeit entsteht nur, wenn das Erfassen mühelos ist.
- Im Moment erfassen. Lassen Sie Ihr Team Zeit beim Einstempeln oder beim Wechsel der Aufgabe einem Projekt zuordnen, nicht erst am Ende der Woche.
- Die Liste kurz halten. Eine übersichtliche Auswahl aktiver Projekte und Aufgaben ist besser als ein ausuferndes Menü, durch das niemand scrollen will.
- Bei Bedarf nachträglich zuordnen. Manchmal ist es einfacher, den Tag ganz normal zu stempeln und ihn danach auf Projekte aufzuteilen. Beides sollte möglich sein.
- Abrechenbares kennzeichnen. Markieren Sie abrechenbare Projekte, damit sich die Auswertung abrechenbarer Stunden automatisch ergibt, statt mühsam rekonstruiert zu werden.
- Mit der vorhandenen Stempeluhr verbinden. Wenn Ihr Team über den Chat einstempelt (siehe Zeiterfassung in Slack), sollte die Projektzuordnung im selben Ablauf stattfinden.
Wenn Sie das beherzigen, entsteht Projektzeit als Nebenprodukt des normalen Einstempelns statt als zusätzliche Pflichtaufgabe. Nur diese Variante übersteht eine hektische Woche.
Von Stunden zu Entscheidungen
Der eigentliche Gewinn sind nicht die Daten, sondern die Entscheidungen. Sobald Sie Stunden nach Projekt sehen, verbessern sich drei Dinge schnell:
- Abrechnung. Die abrechenbaren Stunden pro Kunde kommen direkt aus dem Protokoll. Rechnungen entsprechen der Realität, und Streitfälle werden seltener.
- Kalkulation. Ihre letzten drei Projekte zeigen Ihnen, wie das nächste Angebot aussehen sollte. Aus Bauchgefühl werden Belege.
- Fokus. Wenn ein Projekt unbemerkt die halbe Woche des Teams verschlingt, sehen Sie es früh genug, um gegenzusteuern, und nicht erst bei der Nachbetrachtung.
Für verteilte Teams ist das noch wichtiger. Sie können nicht einfach durch den Raum schauen, um zu spüren, wohin der Aufwand fließt. Die Daten sind Ihre einzige Sicht darauf. Wie Sie das einrichten, zeigen wir unter Zeiterfassung für verteilte Teams.
So funktioniert es in Tickin
Tickin verbindet die Stempeluhr, die Ihr Team bereits nutzt, mit den Projekten, an denen es arbeitet. Ihre Mitarbeitenden stempeln wie gewohnt über Slack, Teams oder das Web ein, und die Stunden lassen sich einem Projekt und einer Aufgabe zuordnen. Dieselbe Aktion, die die Anwesenheit erfasst, zeigt Ihnen also auch, wohin die Zeit geflossen ist. Führungskräfte sehen die Stunden nach Projekt und Person, abrechenbare Arbeit ist gekennzeichnet, und alles läuft zusammen mit Stundenzetteln und Lohnabrechnung zusammen, statt in einem separaten Tool zu liegen.
Da alles auf demselben Anwesenheitsdatensatz aufbaut, gibt es keine doppelte Erfassung: Projektzeit und geleistete Stunden sind ein einziger Datensatz. Sehen Sie sich die Zeiterfassungsfunktion an, erfahren Sie unter Zeiterfassung für verteilte Teams, wie sie mitwächst, und vergleichen Sie sie mit reinen Summen in Stundenzettel-Software für kleine Unternehmen.
Die grundlegende Zeiterfassung ist für bis zu 10 Personen kostenlos. Projekt- und Aufgabenerfassung ist Teil des Scale-Tarifs für Teams, die nach Projekt abrechnen oder budgetieren.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Projektzeiterfassung?
Bei der Projektzeiterfassung werden geleistete Stunden einem bestimmten Projekt oder einer Aufgabe zugeordnet und nicht nur dem Arbeitstag. So sehen Sie, wohin die Zeit geflossen ist. Sie können genau abrechnen, den nächsten Auftrag kalkulieren und erkennen, welche Arbeit die Woche Ihres Teams auffrisst.
Worin unterscheidet sich Projektzeiterfassung von einem normalen Stundenzettel?
Ein normaler Stundenzettel beantwortet die Frage „Wie lange hat jemand gearbeitet?“. Projektzeiterfassung beantwortet die Frage „Woran wurde gearbeitet?“. Jeder Zeitblock wird einem Projekt oder einer Aufgabe zugeordnet. So werden aus Anwesenheitsdaten Zahlen, mit denen Sie abrechnen und budgetieren können.
Brauchen kleine Teams Projektzeiterfassung?
Ja, wenn Sie nach Stunden abrechnen, Festpreisangebote erstellen oder wissen wollen, welche Kunden und Projekte profitabel sind. Wenn Sie nur Lohnabrechnung und Anwesenheit abbilden müssen, genügt ein einfacher Stundenzettel, bis die Projektrentabilität eine Rolle spielt.
Wie erfassen Sie abrechenbare Stunden genau?
Lassen Sie Ihr Team die Zeit direkt während der Arbeit auf das Projekt oder die Aufgabe buchen oder erfasste Stunden nachträglich einem Projekt zuordnen. Kennzeichnen Sie außerdem, welche Projekte abrechenbar sind. Genau wird es nur, wenn das Erfassen so schnell geht, dass es tatsächlich im Moment passiert.
Wie es weitergeht
Einfache Stundenzettel zeigen Ihnen, dass ein Team gearbeitet hat. Projektzeiterfassung zeigt Ihnen, was diese Arbeit wert war, und genau diese Zahl steuert ein Dienstleistungsunternehmen. Halten Sie das Erfassen mühelos, verknüpfen Sie es mit der Stempeluhr, die Sie bereits nutzen, und lassen Sie Abrechnung, Kalkulation und Fokus auf Basis echter Daten statt Bauchgefühl besser werden.
Wenn Sie nach Projekt abrechnen oder budgetieren, starten Sie kostenlos mit Tickin und wechseln Sie in den Scale-Tarif, sobald Sie Ihr erstes Projekt mit der Stempeluhr verbinden möchten. Lesen Sie anschließend Stundenzettel-Software für kleine Unternehmen, um zu sehen, wo reine Summen nicht mehr ausreichen.
