Kostenlose Zeitprotokoll-Vorlage (täglich und wöchentlich)
Zwei kostenlose Zeitprotokoll-Vorlagen (CSV): Tagesprotokoll – woran Sie wann gearbeitet haben – und Wochenübersicht nach Projekt. Mit Anleitung und Beispiel.
Ein Zeitprotokoll ist der einfachste Weg, eine Frage zu beantworten, bei der sich die meisten verschätzen: Wohin ist meine Zeit eigentlich geflossen? Notieren Sie, woran Sie wann gearbeitet haben, rechnen Sie am Ende des Tages oder der Woche alles zusammen – und die Lücke zwischen Plan und Wirklichkeit wird sofort sichtbar.
Hier finden Sie zwei kostenlose Vorlagen, ein Tagesprotokoll und eine Wochenübersicht, jeweils mit einem durchgerechneten Beispiel.
Vorlagen herunterladen
- Tägliches Zeitprotokoll (CSV): eine Zeile pro Arbeitsblock, mit Start, Ende, Tätigkeit, Projekt und Stunden.
- Wöchentliches Zeitprotokoll (CSV): Stunden pro Projekt für jeden Wochentag, mit Tages- und Wochensummen.
Beide lassen sich in Excel, Google Sheets, Numbers oder jeder anderen Tabellenkalkulation öffnen. Die Beispielzeilen zeigen, wie die Vorlagen funktionieren; ersetzen Sie sie einfach durch Ihre eigenen.
Zeitprotokoll oder Stundenzettel?
Die beiden werden oft verwechselt, beantworten aber unterschiedliche Fragen:
- Ein Stundenzettel hält fest, wann jemand an jedem Tag mit der Arbeit begonnen und aufgehört hat und wie viele Stunden dazwischen lagen – meist für die Vergütung. Wenn Sie genau das brauchen, nutzen Sie unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage.
- Ein Zeitprotokoll hält fest, wofür die Zeit verwendet wurde, Tätigkeit für Tätigkeit. Es dient dazu, Arbeit zu verstehen und zu planen oder Kunden projektbezogen abzurechnen.
Viele Teams führen beides: einen Stundenzettel für die Vergütung und ein Zeitprotokoll für Projekte.
So füllen Sie das Tagesprotokoll aus
Jede Zeile steht für einen Arbeitsblock:
| Spalte | Was Sie eintragen |
|---|---|
| Datum | Der Tag, zum Beispiel Di 2026-11-10 |
| Start und Ende | Start- und Endzeit des Blocks im 24-Stunden-Format |
| Tätigkeit | Was Sie gemacht haben, in wenigen Worten |
| Projekt oder Kunde | Für wen oder wofür die Arbeit war; für alles andere „Intern“ |
| Stunden | Ende minus Start, in Dezimalstunden (45 Minuten sind 0.75) |
| Notizen | Alles, was festgehalten werden sollte, etwa eine nicht erfasste Pause |
Pausen und Mittagessen sind einfach Lücken zwischen den Zeilen – so zählen die Stunden nur die tatsächliche Arbeitszeit.
Beispiel: ein Dienstag
| Start | Ende | Tätigkeit | Projekt | Stunden |
|---|---|---|---|---|
| 09:00 | 09:30 | E-Mails und Planung | Intern | 0.50 |
| 09:30 | 11:00 | Entwurf Kundenbericht | Northwind | 1.50 |
| 11:15 | 12:30 | Call zum Design-Review | Acme | 1.25 |
| 13:30 | 15:00 | Entwurf Kundenbericht | Northwind | 1.50 |
| 15:00 | 15:45 | Support-Tickets | Intern | 0.75 |
| 15:45 | 17:00 | Angebot | Acme | 1.25 |
| Summe | 6.75 |
Der Tag ging von 09:00 bis 17:00 Uhr, also acht Stunden auf der Uhr. Nach 15 Minuten Pause und einer Stunde Mittagspause wurden 6.75 Stunden als Arbeitszeit protokolliert: 3.0 für Northwind, 2.5 für Acme und 1.25 intern. Falls Sie unsicher sind, wie Sie Minuten in Dezimalstunden umrechnen, lesen Sie unseren Beitrag Arbeitsstunden berechnen.
So nutzen Sie das Wochenprotokoll
Tragen Sie am Ende jedes Tages die Stunden pro Projekt in die Wochenübersicht ein. Am Freitag haben Sie dann die Stunden pro Projekt, pro Tag und insgesamt:
| Projekt | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Summe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Northwind | 2.00 | 3.00 | 1.50 | 2.50 | 1.00 | 10.00 |
| Acme | 1.50 | 2.50 | 3.00 | 1.00 | 2.00 | 10.00 |
| Intern | 3.00 | 1.25 | 2.50 | 3.00 | 2.00 | 11.75 |
| Summe | 6.50 | 6.75 | 7.00 | 6.50 | 5.00 | 31.75 |
Die Dienstagsspalte entspricht dem Tagesbeispiel oben. Über die Woche ging mehr als ein Drittel der Zeit in interne Arbeit – oft die wertvollste Erkenntnis, die ein Zeitprotokoll liefert.
Tipps für ein Zeitprotokoll, das Sie auch durchhalten
- Protokollieren Sie laufend, nicht erst am Freitag. Die Erinnerung macht aus einer chaotischen Woche eine aufgeräumte – und die aufgeräumte ist falsch.
- Arbeiten Sie mit Blöcken statt Minuten. Blöcke von fünfzehn Minuten sind genau genug und schnell notiert.
- Halten Sie die Projektliste kurz. Fünf gut gewählte Projekte sind besser als dreißig, die niemand auseinanderhalten kann.
- Werten Sie einmal pro Woche aus. Vergleichen Sie die Wochensumme pro Projekt mit Ihrer Planung und passen Sie den Plan für die nächste Woche an.
- Legen Sie fest, wofür das Protokoll da ist. Abrechnung, Planung und das Erkennen von Überlastung brauchen jeweils leicht unterschiedliche Spalten.
Wenn Sie das Protokoll zur Abrechnung mit Kunden oder zur Projektplanung nutzen, geht unser Leitfaden zur projektbezogenen Zeiterfassung weiter ins Detail.
Wenn eine Vorlage nicht mehr ausreicht
Tabellen funktionieren gut für eine Person oder ein kleines Team. An ihre Grenzen stoßen sie, wenn mehrere Personen Zeiten erfassen, Summen von Hand geprüft werden müssen und die Stunden in die Vergütung einfließen. Ab diesem Punkt spart eine Stundenzettel-Software mehr Zeit, als sie kostet.
Tickin erfasst, wann Mitarbeitende ein- und ausstempeln, und zieht Pausen automatisch ab – über Slack, im Web oder im Tarif Scale auch über Microsoft Teams. So werden die täglichen Stunden erfasst, ohne dass jemand eine Tabelle ausfüllen muss. Im Tarif Scale können Mitarbeitende ihre Zeit außerdem auf Projektaufgaben buchen. Für bis zu 10 Mitarbeitende ist Tickin kostenlos. Mehr dazu unter Zeiterfassung mit Tickin.
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein Zeitprotokoll?
Eine Aufzeichnung darüber, woran Sie wann gearbeitet haben: Jeder Eintrag enthält eine Startzeit, eine Endzeit, die Tätigkeit und meist das Projekt oder den Kunden. Zusammengerechnet zeigt es, wohin Ihre Zeit an einem Tag oder in einer Woche tatsächlich geflossen ist.
Was ist der Unterschied zwischen einem Zeitprotokoll und einem Stundenzettel?
Ein Stundenzettel hält fest, wann jemand ein- und ausgestempelt hat und wie viele Stunden pro Tag gearbeitet wurden – meist für die Vergütung. Ein Zeitprotokoll hält fest, wofür die Zeit verwendet wurde, Tätigkeit für Tätigkeit. Viele führen ein Zeitprotokoll, um ihre Arbeit besser zu verstehen, und einen Stundenzettel für die Lohnabrechnung.
Wie detailliert sollte ein Zeitprotokoll sein?
So detailliert, dass es Ihre Frage beantwortet – und nicht mehr. Für die meisten reichen Blöcke von fünfzehn Minuten, aufgeteilt nach Tätigkeit und Projekt. Wer alle fünf Minuten protokolliert, investiert mehr Zeit, als es bringt.
Kann ich die Vorlagen in Excel oder Google Sheets öffnen?
Ja. Beide Vorlagen sind CSV-Dateien, die sich in Excel, Google Sheets, Numbers oder jeder anderen Tabellenkalkulation öffnen lassen. Ersetzen Sie die Beispielzeilen durch Ihre eigenen und passen Sie die Spalten nach Bedarf an.
Was hat Tickin mit einem Zeitprotokoll zu tun?
Tickin erfasst, wann Mitarbeitende ein- und ausstempeln, und zieht Pausen automatisch ab. So werden die Stunden automatisch erfasst – über Slack, im Web oder im Tarif Scale auch über Microsoft Teams. Im Tarif Scale können Mitarbeitende ihre Zeit außerdem auf Projektaufgaben buchen.
Das Fazit
Ein Zeitprotokoll besteht aus ein paar Spalten und einer Gewohnheit: woran Sie gearbeitet haben, von wann bis wann, zusammengerechnet am Ende des Tages und der Woche. Beginnen Sie mit der Tagesvorlage, fassen Sie die Werte wöchentlich zusammen und gleichen Sie sie jeden Freitag mit Ihrer Planung ab.
